Dansk milliardkonsern inn på det norske bibliotekmarkedet

Da Deichman i 2022 skulle skifte ut sitt egenutviklede biblioteksystem, vant Systematic anbudet om en ny bibliotekløsning. Fra før bruker alle danske folke- og skolebibliotek Cicero, det gjør også 400 bibliotek i Sverige og et stort antall i andre land.

Avtalen med Deichman er Systematics første steg inn i det norske folkebibliotekmarkedet, som fra før er dominert av leverandørene Bibliotek-Systemer As og Axiell.

I slutten av mars i år koblet Deichmans 22 bibliotek rundt i Oslo seg på den nye løsningen. Over natta ble alle data overført fra det gamle til det nye systemet. Den norske versjonen av Systematics biblioteksystem Cicero er tilpasset nasjonale behov når det gjelder både språk og integrasjoner.

– Så langt er vi veldig fornøyd, sier Merete Lie, avdelingsdirektør for Oslos hovedbibliotek Deichman Bjørvika.

Flere fikk opsjon

Da Deichman skulle i gang med anbudsrunden, ga de alle norske kommuner og fylkeskommuner muligheten til å bli med.

Interessen skulle vise seg å være stor: 188 fylkesbibliotek og folke- og skolebibliotek er nå såkalte opsjonsbibliotek, noe som gir dem rett, men ingen plikt, til å kjøpe de samme løsningene som Deichman har kjøpt.

– Det er ingen kostnad for samarbeidsbibliotekene før man bestemmer seg for å ta Cicero i bruk, og selvsagt ingen plikt til å benytte seg av avtalen, forklarer Lie.

– Deichman har hatt og har en betydelig satsing på nye IKT-løsninger, og vil fortsette dette arbeidet framover. Når et samarbeidsbibliotek velger å ta i bruk Cicero som biblioteksystem, inngår det i lisensprisen med Deichman et bidrag til kostnadsdekning som gjør at Deichman kan fortsette sin satsing på innovative IKT-løsninger i Bibliotek-Norge, sier Lie.

Hvis og når de setter i gang, kan det skje uten at det utløser krav om nye anbudsrunder for enkeltbibliotek eller -kommuner.

NHO: – Vanlig anbudspraksis

At et anbud inkludere flere enn en, som i dette tilfellet ikke bare ett bibliotek, men totalt over 200, er ikke uvanlig, ifølge Arnhild Dordi Gjønnes, advokat for offentlige anskaffelser i NHO. Hun understreker at det er i tråd med gjeldende lover og regelverk for offentlige anbud.

Men, påpeker hun, avtalen gjelder kun navngitte bibliotek som er med i anbudet. Andre bibliotek kan ikke bare henge seg på Deichman-avtalen hvis de plutselig finner ut at det kan være noe for dem. I slike tilfeller må det i så fall settes i gang vanlige anbudsprosesser. Alle oppdrag over et visst beløp skal utlyses på anbudsdatabasen Doffin.

Flere systemer å velge i

Når danske Systematic med Cicero nå tar markedsandeler i Norge, er det blant annet i konkurranse med Bibliotek-Systemer As og Axiell.

Bibliotek-Systemer As har hovedsete i Larvik. Biblioteksystemet deres Bibliofil brukes av 151 folkebibliotek, 1157 skolebibliotek og 228 andre bibliotek (som Nasjonalbiblioteket, fylkesbibliotek og fengselsbibliotek). Systemet håndterer ca. 60 prosent av alle utlån i norske folkebibliotek.

Den andre store leverandøren, Axiell, ble grunnlagt på 1980-tallet som programleverandør til offentlige bibliotek i Sverige. I dag er de en internasjonal aktør med 8000 bibliotek i 55 land som kunder. De gjorde sitt inntog i Norge da de kjøpte opp Bibliotekenes IT-senter (Bibits) i 2019. Ideen er at bibliotekene som bruker Bibits-systemet Mikromarc, skal over til Quria. Fortsatt bruker rundt 150 norske bibliotek Mikromarc, mens rundt 50 har tatt i bruk Quria.

Uheldig at anbud uteblir

Hos Axiell og Bibliotek-Systemer As følger man naturlig nok med på danskenes inntog.

– Dette er spennende. Systematic er for tiden enerådende i Danmark og har også en satsing i Sverige. At Deichman velger deres løsning for biblioteksystem, blir lagt merke til av mange, sier daglig leder Ola Thori Kogstad i Bibliotek-Systemer As.

– Hvilken betydning kan dette få for dere som leverandører? Endrer det konkurransesituasjonen?

– Det er nærliggende å tro at konkurransen skjerpes når det kommer en ny aktør på markedet. Men i dette tilfellet er det faktisk motsatt. Som vinner av Deichmans anbudskonkurranse har Systematic tilgang til nærmere 200 bibliotek på opsjon uten konkurranse fra oss andre systemleverandører. Det er uheldig når anbudskonkurranser ikke blir noe av og systemleverandørene ikke får anledning til å konkurrere om disse bibliotekene på like vilkår, sier Kogstad.

– Konkurransevridende

Geirr Karlsen er salgssjef og daglig leder i Axiell Norge. Også han skulle gjerne sett at det ble flere anbudskonkurranser enn hva det nå ser ut til bli fremover.

– Jeg syns det er leit at vi ikke får konkurrere om anbud for det enkelte bibliotek. Når et bibliotek velger å gå i en anbudsprosess, så mener i hvert fall vi at de vil få et bedre og mer skreddersydd system enn når de tar i bruk et system som er felles for mange bibliotek, sier Karlsen.

Kogstad er av samme oppfatning:

– Det er på ingen måte gitt at et biblioteksystem som dekker behovet til det største folkebiblioteket i landet, er det som dekker behovet til et mindre bibliotek best. Opsjonsbibliotekene kan velge det samme som Deichman uten selv å gjennomføre ressurskrevende anbudskonkurranser, men de mister da muligheten til å vurdere flere biblioteksystemer ut fra egne ønsker og behov. Dette er konkurransevridende og en ulempe for bibliotekene, sier Kogstad.

Han påpeker at det er et godt samarbeid mellom systemleverandørene i landet, og at systemene kommuniserer godt sammen.

– Det er dette som blant annet har ført til et godt fungerende fjernlånssamarbeid i landet og Bibliotekkortet som lånerne kan bruke i alle bibliotek, uavhengig av biblioteksystem, sier Kogstad.

Helse, krig og bokreservasjoner

Bak Cicero står altså programvareselskapet Systematic, med hovedkontor i Aarhus. Systematic er Danmarks største privateide programvareselskap og holder på med veldig mye mer enn biblioteksystem. Selskapet har godt over 1000 ansatte, kontorer i mange land og omsetter hvert år for milliardbeløp. De er blant annet en stor leverandør av systemer til helsesektoren, forsvar, politi og utdanning.

I fjor ble selskapet satt under politietterforskning i Danmark etter påstander om eksport av programvare for militære formål til Emiratene. Systematic har hele tiden avvist at de har gjort noe galt, og i november 2022 besluttet statsadvokaten å stanse etterforskningen etter ikke å ha funnet grunnlag for å reise sak eller mistenke straffbare forhold.

Danske bibliotek har brukt Cicero siden 2013. Nåværende avtale mellom Systematic og danske bibliotek varte opprinnelig til 2024, men den er forlenget til 2025. Forberedelsene av en ny anbudsprosess har tatt mer tid enn ventet.

Turné i Norge

Systematics representanter har allerede vært på en liten turné i Norge. I vår besøkte de fem fylkesbibliotek: Agder, Innlandet, Vestland, Møre og Romsdal og Trøndelag. Fylkesbibliotekene er bindeleddet mellom det danske selskapet og folke- og skolebibliotekene.4

– Vi blir godt mottatt. Vi har allerede 15–20 bibliotek som gjerne vil komme i gang øyeblikkelig, men vi skynder oss langsomt, forteller Helle Lauridsen, Senior Product Manager i Systematic Library and Learning.

Selv om det fortsatt er tidlig å si noe, våger Lauridsen og anslå at 60–70 prosent av bibliotekene med intensjonsavtale vil bli med i denne omgangen. Det vil bety opp mot 120 bibliotek. De øvrige vil av ulike grunner vente. Noen sitter trolig enn så lenge på gjerdet også for først å se hvordan det danske systemet fungerer i norske bibliotek.

Agder først ut

I Agder er det stor oppslutning om Cicero. Alle folkebibliotekene og bibliotekene på alle de videregående skolene i Agder har signert opsjonsavtale med Deichman og kan derfor velge å kjøpe inn Cicero. Av disse har 18 av 25 kommuner og bibliotekene på alle de videregående skolene bestilt Cicero.

Det er her man har kommet lengst i Norge med tanke på å implementere systemet.

– Overgangen til Cicero er i rute. Nå jobbes det med forberedelser og planlegging, og så kommer de første bibliotekene over til høsten, forteller rådgiver Leon Bang-Hetlevik på fylkesbiblioteket i Agder.

Måtte uansett ha nytt

I første omgang er det bibliotek med systemet Mikromarc som har benyttet seg av opsjonen.

– Da det ble klart at biblioteksystemet Mikromarc ikke lenger ville bli videreutviklet, var det mange bibliotek som måtte forberede seg på å bytte biblioteksystem. Da bestemte Agder fylkesbibliotek seg for å ha en felles anskaffelse av nytt biblioteksystem, så ikke hver enkelt kommune skulle bli nødt til å gjennomføre en egen anskaffelse, sier Bang-Hetlevik.

Innlandet fylkesbibliotek ble også med på denne anskaffelsen.

Samtidig ble det kjent at Deichman skulle bytte ut sitt biblioteksystem, KOHA, og at de ønsket å samarbeide med andre bibliotek om dette.

– Vi fikk da alle bibliotekene i våre to fylker til å signere en opsjonsavtale med Deichman på både kjernesystem og formidlingsløsning. Da ble det Deichman som sto for selve anbudet, mens våre bibliotek kunne velge å bestille systemet som ble valgt, forteller Bang-Hetlevik og fortsetter:

Bare fysisk ikke nok

– Det er ikke lenger nok at bibliotekene leverer gode tjenester i det fysiske biblioteket. De må også levere gode digitale tjenester. Da er det viktig med samarbeid mellom bibliotekene og mulighet for utveksling av data mellom systemene bibliotekene bruker. Cicero har gode API– er, noe som gjør det mulig å koble bibliotekenes data sammen med både nettsider og apper.

API står for Application Programming Interface og er et grensesnitt som muliggjør dataflyt mellom systemer og dataprogrammer uten at mennesker trenger å være involvert.

Ifølge Deichman falt valget på Cicero fordi de scoret best på anbudskriteriene «pris/totale kostnader», «kvalitet» og «kompetanse, samarbeid, implementering og gjennomføringsevne».

Innen utgangen av dette året håper leverandøren at Cicero er på plass i 20 norske bibliotek. Deichmans 22 bibliotek telles da som ett.