Alma kan endre fagbibliotekenes organisering

. i kategorien Bok og Bibliotek nr. 5 - 2016

 

Det nærmer seg nå et år siden det største paradigmeskiftet i norske fag- og forskningsbibliotek: Bibsys «blåskjerm» ble erstattet av biblioteksystemet Alma. Gjennom flere ti-år hadde bruken av blåskjermen skapt arbeidsflyt og arbeidsrutiner i norske bibliotek. Vil Alma endre måten vi jobber på og hvordan vi organiserer bibliotekene våre?

Bibsys startet i 1972. Det var Det kongelige Videnskabers Selskap og NTH som startet med en PC som en gang i uka ble flyttet mellom de to bibliotekene. Siden den gang ble systemet bygd ut til et system som omfattet de aller fleste fag- og forskningsbibliotek i Norge. Ved innføringen av høgskolereformen i 1994 reiste undervisningsminister Gudmund Hernes rundt til høgskolene og nærmest påla dem å bli med i Bibsys.

Andre land har misunt Norge at vi hadde et felles system for fag- og forskningsbibliotekene. Samtidig ble det tydeligere og tydeligere at Bibsys var teknologisk akterutseilt. Sjøl var jeg med i en gruppe nedsatt av Bibsys i 2007, som konkluderte med at man skulle gå ut med et internasjonalt anbud framfor å flikke på det gamle Bibsys-systemet.

Vår konklusjon var revolusjonerende: Det lar seg ikke gjøre å bytte ut en elefant bit for bit!  Gruppa anbefalte at «BIBSYS’ styre må fatte vedtak om opprettelse av prosjekt for anskaffelse av nytt system. Utskiftingen bør skje så raskt som mulig senest innen medio 2011.» Så raskt skulle det altså ikke gå.

Men når man endte opp med Ex Libris sitt system Alma har man valgt det systemet som nå ser ut til å bli verdensledende som et integrert biblioteksystem.  Blant de 252 akademiske bibliotekene I USA som kjøpte nytt biblioteksystem I fjor, valgte 177 Alma, ifølge tidsskriftet American Libraries (1. mai 2016) Bare 11 valgte KOHA som Deichmann implementerer i disse dager. Selskapet Ex Libris har sin bakgrunn i det hebraiske universitetet i Jerusalem. På 80-tallet trengte de et biblioteksystem som kunne handtere både det latinske og hebraiske alfabet. Resultatet ble kjent som Aleph – de fem første bokstavene i det hebraiske alfabetet. Siden har Ex Libris gått gjennom fusjoner og oppkjøp, inntil de i 2015 ble kjøpt opp av bibliotekgiganten Proquest.

Alma ble utviklet i begynnelsen av dette ti-året. Bakgrunnen var at stadig større andel av bibliotekenes mediesamling var digital. Brukerne hadde behov for å finne all informasjon innen et grensesnitt. Bibliotekene hadde behov for et verktøy som kunne brukes til å anskaffe både elektroniske og papir-baserte medier, til å arbeide med metadata, styre lån og tilganger uavhengig av format eller sted. Systemet brukes altså til bestilling, registrering og innkjøp, budsjettkontroll og administrering av e-ressurser.

En vesensforskjell mellom Bibsys og Alma, er at Bibsys var totalt sentralstyrt. Brukerbibliotekene kunne foreslå endringer, men om de ble gjennomført så gjaldt de for alle bibliotek. Alma gir en helt annen fleksibilitet for det enkelte bibliotek. Det er det både fordeler og ulemper ved.

Ved forberedelsen til Alma mente Bibsys at man måtte regne med at ca 20% av et bibliotekarårsverk ville gå med til å lære seg det nye systemet. En del mindre bibliotek fikk ansatt ekstra personale for å få til overgangen. Det er stillinger som nå blir borte fordi Alma er innført. Stort sett rapporterer bibliotekene om at innføringen foreløpig har medført et produktivitetstap. Det vil si at operasjoner som gikk greit i Bibsys, nå går langsommere. Det skyldes selvfølgelig at bibliotekene som hadde lært seg Bibsys og jobbet med systemet gjennom mange år nå må lære seg et nytt system. I Alma er mange av operasjonene mer komplekse og det opereres med helt andre fagtermer, alt er på engelsk.

Dette produktivitetstapet vil være midlertidig, inntil personalet har lært seg Alma like godt som Bibsys.  Men det handler ikke bare om å kunne systemet. Bibsys hadde strukturert arbeidsflyt og arbeidsmåter i bibliotekene. Alma utfordrer disse arbeidsmåtene. Dette ble problematisert på Bibsys sin konferanse om Alma på UiO i juni 2015. Ex Libris sin klare anbefaling var å først ta systemet i bruk, og deretter vurdere bibliotekets organisering og tilpasning til nye måter å jobbe på. Dette er et arbeid som vi har startet på HIOA.

Bakgrunnen er mer enn Alma: Vi skal bli universitetsbibliotek. Det betyr at vi må utvikle bedre tjenester overfor forskerne, uten at bachelor-studentene skal lide. Siden fusjonen mellom HIO og HIAK har høgskolen fått flere studenter. Antallet faglige ansatte har vokst mer enn veksten i studenter, fordi det er flere ansatte med førstekompetanse med lavere undervisningsplikt. Administrasjonen har vokst enda mer enn antall faglige ansatte. Det gjelder ikke antallet bibliotekansatte. Men vi regnes som administrasjon, og er satt under lupen sammen med resten av administrasjonen. Vi håper å ikke rammes av nedskjæringer, men må regne med at vi ikke bare kan få nye stillinger til nye oppgaver. Vi må også ta ut en effektiviseringsgevinst av nye digitale systemer.

Da vi skulle arrangere kurs i Alma-katalogisering, meldte det seg 19 ansatte. Det var ansatte som hadde katalogisert i Bibsys, selv om de fleste bare hadde gjort det sporadisk. HIOA hadde i 2015 en tilvekst på litt i overkant av 5000 fysiske enheter. I tillegg hadde vi en tilvekst på litt over 8.000 digitale enheter (e-bøker). For de digitale enhetene kjøper vi i stor grad metadata. For de fysiske enhetene vil metadata også stort sett være tilgjengelig slik at det ikke egentlig er behov for å katalogisere, men mer for å kvalitetssikre katalogpostene. Når jeg har innhentet sammenlignbare data fra andre institusjoner, skulle det være tilstrekkelig med under 2 årsverk til katalogarbeid i HIOA.  Men det er mye som taler for at de to årsverkene skal fordeles på mer enn to personer. Men 19 er litt mange. Hvor mange det skal være, skal vi nå diskutere.

Utgangspunktet er at vi trenger å spesialisere oss mer. Å ha mange personer som jobber med mange ulike deler av Alma, kan gi et stort transaksjonstap. Det betyr at vi står i fare for å tape både effektivitet og kvalitet ved å skifte for ofte fra en arbeidsoppgave til en annen: Litt innlån, litt katalogisering, litt utlånsvakt etc.  Samtidig skal man passe seg for å ende opp i taylorske tidsstudier. Når vi intervjuer bibliotekarer som søker jobb her, spør vi ofte hva slags bibliotekarbeid de liker best. Svaret er oftest at de liker variasjonen av arbeidsoppgaver.

Målet er selvfølgelig at brukerne skal oppleve biblioteket som relevant. Brukerne ser ikke hva som skjer av system-arbeid på kontorene. De vil selvsagt reagere om de får dårligere digitale tjenester, søkesystem med mange feil osv. Det betyr at de interne rutinene – «det indre arbeidet» – må fungere. Men brukerne vil først og fremst legge vekt på møtet med biblioteket. Hvilke tjenester de får fra bibliotekaren – i veiledning, i undervisning, i deltakelse fra forskningsbibliotekarer i forskningsgrupper sammen med faglige ansatte, med digitalisering av pensum, kvalitetssikring av pensumlister etc.

Vi har – i likhet med mange andre bibliotek – insistert på at alle bibliotekarer skal ha utlånsvakter. Det skal sikre at alle møter brukerne og dermed gi oss innsikt i brukernes behov. Dette er også et postulat som vi nå stiller spørsmål ved: For det første møter vi jo brukere i andre sammenhenger enn i en skranke eller ved et veiledningsbord. For det andre: Vil en ansatt som sjelden har utlånsvakt, gi brukerne den beste tjenesten? Er det ikke helt motsatt: At vi bør stille som betingelse at de som er vårt ansikt overfor brukerne, skal være våre aller beste? At de skal ha skrankevakt så ofte at de kan alle rutiner, at de kjenner den fysiske samlingen, at de vet hva brukerne ofte spør om. At de til og med kjenner brukerne?

Hvis vi samler funksjoner som innlån, innkjøp, katalogisering kan vi da oppnå bedre kvalitet og mer effektivitet? Å samle innlån kan bety at vi kan sikre oss at ingen innlånsbestillinger blir liggende ubetjent over natta. Å samle registrering av tidsskrifter kan bety at vi kan sikre at ingen tidsskrifter blir liggende uregistrert i mange dager før de kommer ut på hylla. Å samle katalogisering kan bety økt kvalitet ved at ingen sitter aleine og katalogiserer. Et fokus på katalogisering kan bety at vi kan få økt fokus på gjennomstrømming av bøker, dvs at bøker ikke blir stående ukatalogisert fordi ingen velger å katalogisere akkurat den boka.

Slike organisasjonsendringer som vi nå vurderer på HIOA, har allerede blitt foretatt på andre institusjoner. Universitetet i Tromsø har organisert all brukerservice i en enhet som strekker seg fra Alta via Hammerfest, til Tromsø og sør til Narvik. Universitetsdirektøren sier at gevinsten er at det er blitt økt fokus på brukertjenestene, når de ansatte kan fokusere på nettopp brukertjenester fordi de «indre tjenestene» blir foretatt av andre. Fusjonene i Nord Universitet og NTNU tvinger fram den samme diskusjonen om organisering. Sånn sett er HIOA heldig som snakker om oppgavefordeling mellom fire bibliotek på Campus Pilestredet der det er toppen tre hundre meter mellom bibliotekene.

De som kan se ut til å bli de store taperne på Alma, er de små bibliotekene. Bibliotekene med en eller to ansatte går vanskelige tider i møte. Det er krevende for et lite personale å kunne handtere alle moduler i Alma, desto mer krevende å tilpasse Alma til sitt bruk. Disse bibliotekene blir allerede sterkt utfordret av den økte digitaliseringa som gjør det økonomisk krevende å kjøpe tilgang til tilstrekkelig digitale ressurser – det burde være viktig fordi de små bibliotekene ofte tilhører mindre forskningsmiljøer. Gjennom fusjon med forskningsstiftelsene AFI, NOVA, NIBR og SIFO har vi opplevd at forskerne har fått en tilgang til forskningskilder som de tidligere bare kunne drømme om. Alma og digitaliseringa er sterke argumenter mot små fagbibliotek. Det var nok en undervurdert konsekvens av at Bibsys ble vraket.

Kjøpet av Alma biblioteksystem endrer oppgaven til Bibsys. De administrerer nå et bibliotekkonsortium der vi kjøper enn programvare, og der egenutvikling av tjenester har mindre fokus. Bibsys har kompensert ved å se på nye oppgaver. I disse dager jobber de med et anbud på et nytt pensumlistesystem. De engasjerer seg også i drift av programvare for MOOCs. Men med et system som gir den enkelte institusjon egne muligheter til å utvikle og endre, reiser det seg spørsmål om hvor mye de skal betale i Bibsys-avgift. Det samme gjelder for øvrig CRISTIN sine databaser og tidsskrifter der det er behov for en ny finansieringsmodell etter alle fusjonene. Når Høgskolen i Ålesund og i Gjøvik er en del av NTNU, hva skal da NTNU betale for tilgang til databasene?

Vi står framfor store debatter om organisering av tjenestene i det enkelte bibliotek som følge av fusjoner og ny arbeidsflyt med Alma. I tillegg er det behov for å se på finansieringsmodellen for både Bibsys og Cristin sine konsortier. Altså: Spennende diskusjoner i fag-bibliotekene i tida som kommer.

-- Av Lars Egeland, direktør for Læringssenteret ved Høgskolen i Oslo og Akershus

 

Legg til kommentar


Sikkerhetskode
Vis ny kode