«Kjære, vi må snakke om lisenser» - behandling av lisenser i akademiske bibliotek

. i kategorien Nr. 5/6 - 2018

En tidlig morgen på nyåret i 2015 strømmer det på med henvendelser i skranken: «Vi kommer ikke inn i Atekst». Atekst har stengt BIs tilgang og studentene fortviler fordi de trenger Atekst til oppgaven de jobber med. Atekst oppgir unormalt høyt uttak av artikler som årsak for stengingen. Spørsmålene strømmer på – Hva er unormalt? Hva er rammene? Hvordan ser avtalen vår ut? Kan de gjøre det? Kan CERES som forhandlet frem avtalen, hjelpe?

Årsaken til utestengelsen viste seg å være at en PhD-kandidat hadde startet tekstutvinning fra Dagens Næringsliv. 80 000 nedlastinger på få dager fra en kilde definerte Atekst som unormalt. Når støvet hadde lagt seg, var det åpenbart at vi trenger bedre oversikt over avtalene våre. BI har i etterkant opplevd flere brudd med ulike leverandører. Årsakene er like sammensatte og forskjellige som leverandørene er. Det kan være snakk om eiendomsrett til dataene, overbelastning av plattform eller frykt for tyveri. Uansett grunn til brudd har vi innsett to ting: For det første så må vi kommunisere betingelsene til sluttbrukerne våre bedre, og for det andre må vi bruke mer tid på lisensene og hvilke vilkår vi inngår med leverandørene. 

Behandling av lisenser i akademiske bibliotek 

Lisenser er juridisk bindende dokumenter som blant annet regulere bruken av en kilde og avtalens varighet. Lisenser gir også beskyttelse for begge parters interesser ved uenighet (Halaychik & Reagan, 2018). Bibliotekene er ofte pålagt å informere om innholdet i lisensene til sluttbrukerne sine. 
For å kartlegge hvilke informasjonsbehov de ulike gruppene innehar, har vi gjort en analyse av gruppene og deres bruk som innbefatter lisensene.

1. Moderorganisasjonen, biblioteket og innkjøp

Hva trenger kollegaer i biblioteket av informasjon, spesielt de som jobber med innkjøp?

Ett digitalt arkiv for oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning av lisenser

Sluttdato, dato for reforhandling og oppsigelsestid 

Vilkår, tilgang etter oppsigelse, access, walk-ins og alumni, tekstutvinning (text and data mining, TDM)

Må vi også betale Kopinor, når vi via lisensen har betalt for å bruke en ressurs i kompendier? 
Og hvordan har vi lov til å distribuere disse til våre studenter?

Levering av metadata til discoverysystem

Hvordan kan tilgangen til ressursen settes opp? Via web, egen server eller på dedikerte maskiner? Hva med tilgang utenfor campus?

2. Fjernlån

Hos oss er det mange med få rettigheter i Alma som behandler fjernlån. Disse trenger innsyn i lisensbetingelsene uten at de nødvendigvis har tilgang til akkvisisjon i Alma. Hvilke områder peker seg ut som relevante i fjernlånssammenheng?

Rettigheter til kopiering og eventuell mulighet for å sende digitalt

Er det krav om «sikker sending» via en bestemt programvare?

Begrensninger i forhold til hvilke land man kan sende til

3. Studenter og PhD-kandidater

Restriksjoner på antall nedlastinger?

Er tekstutvinning tillatt og eventuelt på hvilken måte?

4. Faglig ansatte og forskere

Kan artiklene brukes i kompendier publiseres i lukkete nettverk som læringsplattformen eller bare lenkes til?

Kan PDFer legges på læringsplattformen?

Er det lov å lenke fra –pensumsverktøy som Talis og Leganto?

Er tekstutvinning tillatt og eventuelt på hvilken måte? 

Er det lov å dele en artikkel med forskere utenfor institusjonen, såkalt «Scholary sharing»?

Er det lov å parallellpublisere i institusjonsarkiv, og hva med embargo, utgave av pdf, osv.

Bibliotekene har begrenset med muligheter for å kommunisere med sluttbrukere, og for mye informasjon er en utfordring vi må ta på alvor. Hvor kan biblioteket legge informasjon synlig for sluttbrukerne? 

Vårt første krav er at løsningen må være dynamisk og at informasjonen kun legges inn et sted før den distribueres til relevante steder. Biblioteksystemet har denne muligheten gjennom lisensmodulen i Alma og «vis lisenser» funksjonen i Oria. Det andre kravet er at informasjonen vi gjør tilgjengelig i Oria er relevant for studenter, faglige og forskere. Informasjon som er relevant for studentvakter og andre som jobber for eksempel med fjernlån, har vi valgt å gjøre tilgjengelig via rapporter i Analytics som alle med påloggingsrettigheter til vår Alma instans kan se. 

BI begynte arbeidet med å legge inn avtaler i Alma sommeren 2016. Det ble mange timer med liten skrift og amerikanske juridiske begreper. I løpet av 2017 hadde vi klart å lese og legge inn alle de 130 lisensene BI har. Til vår forferdelse var da de første ettårige lisensene blitt utdatert. Effektivt vedlikehold er utfordrende, ikke bare for oss. Lamoureux, en amerikansk ekspert på feltet, sier i et intervju at vedlikehold av lisenser er et mareritt (Collins, 2007, p. 123). Derfor er det iverksatt flere forsøk på effektivisering. I 2004 satte Digital Library Federation (DLF) ned en arbeidsgruppe – Electronic Resource Management Initiative (ERMI). Arbeidsgruppen skulle se på arbeidsflyten av lisenshåndtering i et elektronisk miljø (DLF, 2004). Et av resultatene var en ordliste som utelukkende beskriver forskjellige aspekter ved lisenser. To år senere fulgte forleggerforeningen EDItEur opp med å utvikle ONIX-formatet basert på ERMI dictionary (Carpenter, 2010; Martin, 2014). «ONIX-PL er et XML format for kommunikasjon av lisenstermer for elektroniske publikasjoner i en strukturert og innholdsrik kodet form, designet for å ivareta interessene til alle berørte parter i livsløpet til en lisens» [forfatterens oversettelse] (EDItEUR, 2009). Forlagene kan kode sine lisenser slik at de blir maskinlesbare fra start. Det vil lette arbeidet med lisensene fordi vi slipper å dechiffrere teksten for å forstå rettighetene og begrensingene. «Med ONIX-PL vil bibliotekarene og bibliotekbrukerne få termer de kan forstå (fordi de er standardisert) og på et sted de trenger å se dem (fordi de kan bli automatisk overført)» [forfatterens oversettelse] (Pesch & Lamoureux, 2013, p. 242). Da ExLibris utviklet lisensmodulen i Alma, valgte de å bruke et utvalg av termer fra ERMI dictionary og lage en ONIX-import mulighet. BI ønsket å teste importen og sendte en henvendelse til EBSCO som både er en viktig leverandør, vår agent og medlem av EDItEUR.

På spørsmål om de kunne levere lisenser i Onix-format svarte de: «Ikke på nåværende tidspunkt». Da ONIX-PL ble utviklet i 2006, var ikke biblioteksystemene klare for å ta imot slike filer (Pesch & Lamoureux, 2013). David Martin beskriver dette som en klassisk «høna og egget-situasjon», forlagene tar seg ikke bryet med å kode lisensene fordi ingen kan importere filene, og utviklingen av import skjer ikke fordi det ikke finnes filer (2014). Ifølge Unit - Lisensavtaler og åpen tilgang (tidl. CERES, heretter LÅT) sin erfaring, er også ONIX-PL i svært liten grad er tatt i bruk fra forlagene som en standard for lisensavtaler (Nilsen, 2018). Unit – BIBSYS (heretter BIBSYS), har sett på ONIX-PL importen i ALMA og den er per i dag ikke god nok. ExLibris har gjort det samme som de gjorde med ERMI, men med et enda tynnere utvalg av termer. ONIX-PL importen ble adressert som en utfordring allerede i 2014 (The License Task Force), og da BI kontaktet lederne for The Alma Licensing Special Interest Group i Eluna, Carter og Morrow, spurte vi blant annet om ONIX-PL-importen. Morrow svarte at importen er noe som må tas opp igjen og at det bør inkluderes i NERS eller Idea Exhange (Morrow, 2018). Det ble også tatt opp som et problem på årets IGeLu i seksjonen om lisenser. Om importen skulle bli utbedret, står vi fortsatt igjen med utfordringen med å få tak i filer. I Storbritannia er det JISC collections som koder sine standardlisenser til sine medlemmer (Martin, 2014) og i 2014 opprettet NISO (the National Information Standards Organization) i USA et prosjekt for å kode sine lisenser i ONIX-PL-format. 

Hvis vi ønsker å lette arbeidet med å legge inn, tolke og gjøre lisenser tilgjengelige, tror vi god gammeldags dugnadsånd er veien å gå. BI inviterte BIBSYS og LÅT til et dialogmøte om lisenstermer i juni i år, og vi diskuterte blant annet behovet for ONIX-PL-filer. Vi ser spent frem til oppfølgingen. LÅT registrerer også brukertermer, slik som tekst – og data utvinning, bruk i kompendier og fjernlån i sitt system, Edvarda. Utfra Edvarda kommer det dessverre ikke ONIX-filer, men det finnes en rapportmulighet i Excel. BIBSYS har begynt arbeidet med å se på muligheten for å oppdatere Alma utfra en excelfil. En tilpasning som må gjøres før en eksport fra Edvarda er mulig, er at termene må kunne mappes mot Alma. LÅT vil i løpet av første halvdel av 2019 se på muligheten for å stan-dardisere de lisenstermene som er tatt i bruk i Edvarda, og eventuelt om man skal inkludere flere termer (Nilsen, 2018). Vår mening er at det enkleste er å bruke ERMI som utgangspunkt. 

Selv om ERMI er internasjonalt og standardisert, så mangler felt for tekstutvinning. Denne mangelen fulgte med på lasset da ExLibris gjorde sitt utvalg av termer i 2014. Derfor må «Text and data mining» fortsatt opprettes lokalt. Mapping av termer for å beskrive vilkårene i lisenser krever en felles innsats, både i utvikling og koordinering. I tillegg til muligheten for å importere fra Edvarda til Alma vil et slikt arbeide på sikt være ressursbesparende for flere parter. Hvis vi utvikler et nasjonalt språk basert på ERMI vil det også bidra til en felles forståelse for innholdet i lisensene, noe som igjen er en forutsetning for videre utvikling av arbeidet med lisensavtaler. En økning av termer vil gjøre det mulig å bedre beskrive innholdet i lisensene, og blant annet ta ut rapporter fra Analytics. Det blir enklere, og mulig, for bibliotekene å vise betingelsene i Oria, og hva som må gjøres hvis det «brenner», som å miste tilgang til en viktig ressurs i eksamenstiden. 

For at LÅT skal få gode tilbakemeldinger fra fagmiljøet, trengs det styrket oppmerksomhet om saken og et kunnskapsløft. BIBSYS har satt ned en arbeidsgruppe for Akkvisisjon, som blant annet har behandling av lisenser i Alma som fokusområdet. Denne gruppen planlager en workshop i slutten av første kvartal 2019. 

Liten skrift, stor glede? 

Vi bør alle bry oss om lisensene. Norge har et mål om at «Institusjoner og konsortier som forhandler avtaler med forlag skal sørge for at avtalene fremmer åpen tilgang uten økte totalkostnader, og at det er åpenhet om avtalenes betingelser» (Kunnskapsdepartementet, 2017). LÅT er i gang med slike forhandlinger. Og samtidig som dette blir skrevet har Norge signert Plan S. Hvis forhandlingene lykkes og de store forlagene skifter til Open Access, er dessverre ikke lisensarbeidet over. For BI sin del utgjør LÅT–avtalene bare en liten prosentandel av det lisensierte materialet. Derfor vil det fortsatt være nødvendig med bedre rutiner for lisensforvaltning. Både før kontraktsinngåelse og når vi legger lisensene inn i systemet vårt. Målet er å få de beste betingelsene for våre sluttbrukere, samtidig med at vi blir flinkere til å kommunisere vilkårene effektivt til alle brukergruppene våre.

- Av Maja Sørnes og Ulla Oulie, Handelshøyskolen BI

 

Referanser

Carpenter, T. A. (2010). ONIX for Publications Licenses: Getting an Electronic Grip on License Information. The Serials Librarian, 58(1-4), 79-86. doi:10.1080/03615261003623054

Collins, M. (2007). SERU: An Alternative to Licensing—An Interview with Selden Durgom Lamoureux. Serials Review, 33(2), 122-128. doi:10.1016/j.serrev.2007.02.009

DLF. (2004). Electronic Resource Management: Report of the DLF ERM Initiative. Retrieved from http://old.diglib.org/pubs/dlf102/

EDItEUR. (2009). ONIX for Publications Licenses (ONIX-PL). Retrieved from http://www.editeur.org/21/ONIX-PL/

Halaychik, C. S., & Reagan, B. (2018). Licensing electronic resources in academic libraries : a practical handbook. Cambridge, MA: Chandos Publishing.

Kunnskapsdepartementet. (2017). Nasjonale mål og retningslinjer for åpen tilgang til vitenskapelige artikler. Retrieved from https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/nasjonale-mal-og-retningslinjer-for-apen-tilgang-til-vitenskapelige-artikler/id2567591/

Martin, D. (2014). ONIX for Publications Licenses. ISQ Information Standards Quarterly, 26(04), 15. Retrieved from https://www.niso.org/sites/default/files/stories/2017-08/SP_Martin_LCC_ONIX_Publications_Licenses_isqv26no4.pdf

Morrow, J. (2018). Epost mellom lederene for Eluna - Alma Licensing Special Interest Group og forfatterne. Best practice Licensing in Alma. Epost.  

Nilsen, T. (2018). Epost fra Nilsen til Sørnes, ang, denne artikkelen. . epost.  

Pesch, O., & Lamoureux, S. D. (2013). ONIX-PL License Encoding Project. The Serials Librarian, 65(3-4), 241-251. doi:10.1080/0361526X.2013.838198

The License Task Force. (2014). Report of the alma license task force to the alma product working group. Retrieved from the Alma-L emaillist

 

 

Legg til kommentar


Sikkerhetskode
Vis ny kode