Gode erfaringer i Indre Østfold

- Hvilke hovederfaringer har dere gjort, biblioteksjef og enhetsleder for Mysen innbyggertorg og bibliotek, Elin Brandsrud?

Indre Østfold kommune ble etablert 1.1.2020 ved sammenslåingen av fem tid-ligere kommuner. I forbindelse med kom-munesammenslåingen ble det bestemt at servicetorgene og bibliotekene skulle slås sammen til Innbyggertorg og bibliotek. Vi er først og fremst et møtested hvor lokalbefolkningen kan samles. En felles storstue hvor man i tillegg til tjenester og service fra kommunen, kan møtes for å diskutere, eller bare hygge seg. Et levende hus hvor alle er velkomne, og alle kan være seg selv. Et sted der skillene mellom generasjoner og kulturer viskes ut. Her skal de som kommer innom kunne jobbe og studere, låne bøker eller delta i ulike aktiviteter og kulturarrangementer. Et innbyggertorg skal også være stedet i kommunen der alle som ønsker det, kan engasjere seg, og påvirke nærmiljøet. Sammen skal vi skape en møteplass hvor innbyggerne inviteres inn for å samarbei-de og bidra til å bygge sitt lokalsamfunn.

– Hva med de ansatte, hvordan er det organisert?

– Vi har etablert våre fem innbyggertorg og bibliotek (IB) der vi er samorganisert og samlokalisert. Ansatte hos oss har stilling på Innbyggertorg og bibliotek (IB) med hovedarbeidssted på en av våre fem avdelinger. Vi så ganske tidlig i prosessen behovet for å etablere en felles oppga-vefordeling og arbeid i team på tvers av fysisk lokasjon. Vi har derfor organisert oss i tre ulike team:

• Innbyggerdialog

• Opplevelse

• Digitalisering og innovasjon

Ansatte får komme med ønsker om hvilke arbeidsoppgaver de ønsker, områder de vil jobbe med og hva de vil ha ansvar for. Oppgavefordelingen er dynamisk.

– Hvilke motforestillinger fantes på forhånd? Hvor-dan ser disse ut nå?

–Det var i forkant av sammenslåingen en bekym-ring for fagligheten fra både de gamle servicetorgene og bibliotekene. Vil kompetansen bli dårligere ved å slå sammen? Vil bibliotekarer bli servicemedarbeide-re? Vil servicemedarbeidere med begrenset erfaring og kompetanse fra bibliotek bli en utfordring?

– Og?

– Ansatte på IB er generalister, samtidig som de er spesialister på «sine felt». Positive konsekvenser av sammenslåingen er at bibliotekene står enda sterkere i kommunen. Antakeligvis hadde vi ikke fått beholde alle fem bibliotek dersom bibliotekene skulle stått «alene» i ny kommune. Vi har også fått økt kompetanse hos de ansatte ved å få nye oppgaver, men det er hele tiden en ba-lansegang mellom å sikre den faglige kompetansen og at det er flere oppgaver alle må gjøre. Vi er fornøyde med måten vi har løst organisering av IB hos oss, samtidig ser vi at knappe personalressurser er en økende utfordring for å løse oppdraget.

– Hvordan er dette ordnet i praksis i lokalene hos dere?

– Alle IBs avdelinger er lokalisert i bibliotekene fra de gamle kommunene (eller nært opp til der de lå i de gamle kommunene).

I Spydeberg er lokalene under ombygging, og nye lokaler åpner i januar 2022. På Tomter er det vedtatt å bygge et nytt Innbyggertorg og bibliotek som skal stå ferdig høsten 2023.

I forbindelse med kommunesammenslåingen eta-blerte vi flere møterom og samtalerom på alle IB som er gratis tilgjengelig for lag/foreninger og ansatte. Samtalerommene brukes av saksbehandlere fra alle kommunalområder, der de møter innbyggerne på IB. I kommunen er fagområdene sentralisert, mens inn-byggertorg og bibliotek er desentralisert (fem steder) for å være i nærhet til der innbyggerne bor, sier Elin Brandsrud.

– Veldig få biblioteker som foreløpig har denne kom-boen: Hva må de passe på, hva er deres beste tips til dem?

– Innsparing og effektivisering er ofte et av hoved-argumentene for sammenslåing. Det er viktig å passe på at man har nok ressurser, slik at man kan levere gode tjenester. Det må være rom for å være spesialis-ter, i tillegg til generalister.

Tips:

• Tett samarbeid med kommunikasjonsavdelingen når man er i drift er viktig. IB må være oppdatert og ha tilgang på «siste nytt» når innbyggere kontakter oss. Godt samspill med resten av faglandene er også svært viktig for å gi innbyggerne god service.

• Ha innbyggerfokus når man planlegger - det er dem vi er til for. Mange opplever det som svært positivt at man kan få flere tjenester samlet på ett sted.

• Samskaping: Få med flere samarbeidspartnere inn på Innbyggertorgene!

  Vi samarbeider aktivt med lag/foreninger for å skape aktivitet.

  Noen eksempler:

  • Frisklivssentralen møter innbyggere på våre møterom/samtalerom, og de gjennomfører treninger og aktiviteter i våre lokaler.

  • Frivillige medvirker på Språkkafé, Strikk & lytt og andre arrangementer. Frivilligsentralene er sentrale samarbeidspartnere.

  • Frivillige foreninger driver kafé i våre lokaler. BUA utlånssentral skaper et utvidet utlån-stilbud til alle, men spesielt i familier med vedvarende lavinntekt.

– Og summa summarum?

Alle utfordringene og hvordan vi skal løse dette er stadig i endring og veien blir til mens vi går. Vi har fått utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket sammen med Drammen kommune til prosjektet «Beste prak-sis for innbyggertorg og bibliotek». Vi håper og antar at dette prosjektet vil være interessant for mange kommuner nasjonalt, da vi stadig får henvendelser om tema, svarer Elin Brandsrud.