Tett samarbeid på Jæren utfordrer Datatilsynet

68-69_biblioteksamarbeid_p_jren-web.jpgFolkebibliotekene i Klepp, Time og Sola, ønsker å slå sammen kataloger og låneregistre. Men veien dit er ikke uten hindre. - Dette er et komplisert spørsmål siden det er flere som skal samarbeide om et register. Noen må ha det reelle ansvaret for dette registeret, sier Gunnel Helmers, seniorrådgiver i Datatilsynet.

- Hvordan skal en få til biblioteksamarbeid, hvis det ikke er mulig å få til i praksis, spør biblioteksjef Vidar Lund (bildet).

 

- Av  Kjetil S. Grønnestad, frilansjournalist

68-69_biblioteksamarbeid_p_jren-web.jpgFolkebibliotekene i Klepp, Time og Sola, ønsker å slå sammen kataloger og låneregistre. Men veien dit er ikke uten hindre. - Dette er et komplisert spørsmål siden det er flere som skal samarbeide om et register. Noen må ha det reelle ansvaret for dette registeret, sier Gunnel Helmers, seniorrådgiver i Datatilsynet.

- Hvordan skal en få til biblioteksamarbeid, hvis det ikke er mulig å få til i praksis, spør biblioteksjef Vidar Lund (bildet).

 

Tekst: Kjetil S. Grønnestad

Foto: Odd Letnes, red.

 

Inspirasjonen fikk de blant annet fra Stortingsmelding 23 (2008-2009) om bibliotek der departementet sier de ønsker å stimulere samarbeids- og samordningsløsninger i biblioteknettverk lokalt og regionalt.

            - Vi er nå i planleggingsfasen der vi definerer hva som må gjøres, forteller biblioteksjef i Time, Vidar Lund. Han er prosjektleder og koordinator for samarbeidsplanene. Finansieringen er i boks med et tilskudd på kr 150.000 fra Fylkesmannen i Rogaland.

 

Bedre for brukerne. - Med dette vil vi kunne tilby låntakerne bedre tjenester. De får en større bokbase å søke i og kan bestille bøker direkte fra de tre bibliotekene uten å måtte gå gjennom fjernlån. De kan også velge hvor de vil hente og levere boka, forteller Lund.

            Han forventer at innkjøpsbudsjettet blir brukt bedre. Med en felles katalog behøver ikke bibliotekene lenger kjøpe inn samme bok innen samme emne.

            Siden bibliotekene kjøper inn katalogiseringstjenester fra BIBBI, og har lite som skal katalogiseres utenom, forventes det ikke store besparelser her. Men de ressursene de likevel får frigjort, vil bli brukt til formidlingsarbeid.

            - Det planlagte samarbeidet vårt vil gi en mer effektiv bruk av stillingsressursene, og bedre bruk av innkjøpsbudsjettene. Men den største fordelen er at dette skal bli et bedre tilbud for låntakerne med mer brukerstyring. Vi har dog ingen planer om å slå oss sammen til et bibliotek, understreker Lund.

            Han ønsker ikke en samsøkportal, da det ikke gir samme funksjonalitet som sammenslåing av låneregistre.

 

Utfordringer. Det å slå sammen katalogpostene til bibliotekene, er en enkel oppgave. Det til tross for at det i en overgangsperiode blir en god del registreringsarbeid av eldre bøker uten isbn-nummer, samt filmer og musikk. Derimot kan det å slå sammen modulene "Fjernlån" og "Innkjøp/tidsskriftskontroll", by på utfordringer.

            - Problemet er at disse to modulene har koblinger mot selve katalogen. Disse koblingene kan være vanskelige å ta vare på når vi slår sammen de tre basene våre til en. Vi bruker Mikromarc 2. Vi har ikke fått noen konkret lovnad ennå om at dette skal bli bedre i Mikromarc 3, sier Lund.

 

Problem med personvern. Men fram til nå er det ikke datasystemet som har utgjort den største bøygen.

            I mai i år sendte Lund en forespørsel per e-post til Datatilsynet for å høre om de kunne slå sammen de tre låneregistrene til ett. Svaret han fikk var at en slik samkjøring må baseres på et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra de registrerte. Det ble vist til § 8 i personopplysningsloven.

Med tanke på at de tre kommunene har et folketall på godt over 50.000, er det en temmelig motløs oppgave å måtte spørre hver enkelt låntaker om samtykke til at de vil stå i et felles låneregister.

     Etter at Bok og bibliotek ringte Datatilsynet for å høre om det var riktig at bibliotekene må kontakte hver enkelt låntaker for å få et slikt samtykke, har Datatilsynet kontaktet biblioteksjefen og bedt ham sende problemstillingen på ny. Denne gang i brevs form. Svaret han fikk i første omgang på e-post er ikke feil, men Datatilsynet vil nå vurdere om det kan finnes bedre løsninger for bibliotekene enn innhenting av samtykke fra hver enkelt låntaker.

     - Lovverket åpner for andre løsninger med hensyn til interesseavveining. Men det må vi se nærmere på, sier Gunnel Helmers, seniorrådgiver i Datatilsynet.

     - Dette er et komplisert spørsmål siden det er flere som skal samarbeide om et register. Noen må ha det reelle ansvaret for dette registeret, legger hun til.

     Vidar Lund vil nå sende inn en ny henvendelse til Datatilsynet. Det blir spennende å se hvilket svar han får. For som han sier: - Hvordan skal en få til biblioteksamarbeid, hvis det ikke er mulig å få til i praksis?

 

Jobbe for lovendring. Kanskje må det en lovendring til som kan overstyre personopplysningsloven.

     I ABM-utvikling mener de det er viktig med samordningsløsninger som styrker lånesamarbeidet og som gir felles utnyttelse av ressursene. En sammenslåing av låneregistre vil være et virkemiddel for å oppnå dette.

     - Hvis det er nødvendig med en lovendring for å få slått sammen låneregistre, vil ABM-utvikling bidra til at det settes i gang et slikt arbeid, forteller Nina Karlstrøm, seniorrådgiver ved ABM-utvikling.