Lokale småkjøp eller big business

18-21 Innkjop penger.jpgHva er poenget med anbud og totalavtaler, hvor man knytter seg til en hovedleverandør? Og hvorfor velger noen å "shoppe" litt her og der, lokalt, nasjonalt eller i utlandet?

 

Av Odd Letnes, redaktør

18-21 Innkjop penger.jpgHva er poenget med anbud og totalavtaler, hvor man knytter seg til en hovedleverandør? Og hvorfor velger noen å "shoppe" litt her og der, lokalt, nasjonalt eller i utlandet?

 

Av Odd Letnes, redaktør

 

Vestfold har erfaringer med begge ordningene, enkeltkjøp og anbud. På 90-tallet hadde bibliotekene avtaler med en rekke lokale bokhandlere, men de siste årene har fylkets biblioteker lagt ut et samlet anbud og endt med Biblioteksentralen som hovedleverandør av norske bøker.

     18-21 hans.jpg - For oss har dette vært en god utvikling, forteller biblioteksjef Hans Gjerløw (bildet) i Sandefjord. - Ved å samle alt hos en leverandør har hverdagen blitt enklere i form av færre fakturaer og tilleggsservice som plasting og gode katalogdata.

      Han forteller at det ikke først og fremst er økonomien som har vært avgjørende for valget av Biblioteksentralen som leverandør.

      - Ved å samle alt på et sted har vi spart oss for mye rutinearbeid og fått frigjort tid. Vi har også fått en god gjennomsynsordning hvor nye bøker kommer med et transportfirma hver uke. Vi plukker ut det vi vil ha umiddelbart og returnerer resten.

      - Dere føler dere ikke forpliktet til å støtter bokhandlere i nærmiljøet?

      - Som biblioteksjef er jeg opptatt av å få best mulig bibliotektjenester ut av de kronene vi får bevilget fra kommunen. Det kan ikke være bibliotekets oppgave og drive næringspolitikk.

      - Er det noen ideell størrelse for en kommune for å gå på anbud?

      - Kommunen bør ha en viss størrelse. Små kommuner kan derfor med fordel slå seg sammen, slik vi har gjort her i Vestfold. Jeg vil vel tro at jo større man er, jo bedre muligheter har man til å få en god avtale.

      - Hvordan opplever du selve anbudsprosessen?

      - Den kan nok være både kronglete og byråkratisk. Men vi samarbeider med kommunens innkjøpsavdeling. Vi spiller inn bibliotekfaglige kriterier, så tar kommunens økonomer og jurister seg av det formelle. Det er viktig at du som biblioteksjef vet hva du vil ha. I verste fall kan du lande på en avtale som ikke innfrir forventningene, og det kan bli kostbart for kommunen.

 

18-21 Trine i Bergen.jpgBergen håndterer det selv. Beveger vi oss over Langfjella til Norges nest største folkebibliotek, Bergen Offentlige Bibliotek, er bildet et annet. Her har ikke biblioteket lagt medieinnkjøpet ut på anbud. Det gir biblioteket en større fleksibilitet, mener biblioteksjef Trine Kolderup Flaten (bildet).

      Hun mener at med gjeldende rabattordninger, spiller ikke den økonomiske gevinsten så stor rolle for hvor man kjøper bøker:

      - Rabattene er uansett regulert gjennom bransjeavtalen. Om man handler med en lokal bokhandler eller Biblioteksentralen, vil ingen av dem kunne gå under rabattgrensene. Mange innkjøpsavdelinger i kommunene har tatt fatt i lærebokkjøp til skolene, og tror nok at de har et annet forhandlingsgrunnlag enn det som foreligger. Med dette i bunnen, blir derfor tilleggsytelser viktig. Dessuten bestemmes innkjøpene i stor grad av hva vi ønsker å presentere i biblioteket.

      - Hva mener du med det?

      - Vi har bøker på 50 språk. Vi kjøper en god del som ikke er vanlig "hyllevare" i bokhandelen, og vi kjøper direkte fra utlandet. Mer enn en sjettedel av mediebudsjettet går til aviser og tidsskrifter, innbinding og katalogdata. Det kjøpes inn mye musikk og noter, og lokallitteratur. Alt dette gjør at vi er nødt til å forholde oss til en rekke forhandlere.

      - Hva slags tilleggsytelser legger dere vekt på?

      - Vi har en avtale om gjennomsyn med en stor bokhandel her i Bergen. Når bokhandelen får nye bøker, fyller de en pose eller eske og kommer direkte til oss, slik at vi kan ta en rask avgjørelse. De bøkene vi vil kjøpe, beholder vi, de andre kommer bokhandelen og henter. Denne servicen er det vanskelig å gi for en leverandør 50 mil unna. Det ville blitt et tidkrevende og kostbart gjennomsyn for oss, med pakking, transport, retur og så videre. Hadde Biblioteksentralen hatt en egen effektiv transportordning, ville de stilt meget sterkt i konkurransen, sier Trine Kolderup Flaten og legger til at bokhandlene de har avtaler med selvsagt også plaster, slik at biblioteket slipper å bruke tid på det.

 

stine.jpgFornøyde i nord. Vi flytter oss til Tromsø bibliotek, som tidligere i år ble kåret til Norges beste bibliotek. Der kan bibliotekfaglig leder Stine Fjeldsøe (bildet) ved Tromsø Bibliotek og byarkiv fortelle at de har hatt anbudsrunde, som endte opp med avtale med Biblioteksentralen.

      Kjøp av bøker skiller seg ikke fra andre offentlige innkjøp hvor en i dag bruker anbud for å sikre at kommunen får en best mulig vare til en billigst mulig pris, mener Fjeldsøe.

      - Vi overskrider også terskelverdier i "Lov om offentlige anskaffelser" som utløser krav om anbud. Men vårt viktigste argument er at anbud bidrar til å sikre våre brukere mest mulig av de bøker de ønsker raskest mulig. Da vår første avtale ble inngått i 2006, samarbeidet vi med skoleverket i kommunen og selvfølgelig vår innkjøpskontor om anbudsrunden. I kravspesifikasjonen hadde vi lagt inn særskilte krav for bibliotekbøkene, både om leveringstid, gjennomsyn og plasting. Det var en forutsetning den gangen, og er det fortsatt, at det ikke er innkjøpsavtalen som skal bestemme hvilke bøker vi skal kjøpe. Kan ikke avtaleleverandøren skaffe boka innen rimelig tid, er det fritt opp til oss å kjøpe den av andre.

      Biblioteket har spart mye penger på innkjøpsavtalen, slår Fjeldsøe fast, og det har gitt flere bøker og andre medier i hyllene. Avtalen med dagens leverandør går ut til våren, og da blir det anbudsrunde.

      - Det vil ikke være noe alternativ å handle uten avtale, men vi er spente på om det kan komme andreleverandører med et bedre tilbud enn sist. Vi har blitt veldig bevisste på at en ikke kan vurdere et innkjøp bare ut fra pris på varen. Du må vurdere hele kostnaden med anskaffelsen. Ferdiggjøring er en slik kostnad som er viktig å vurdere. Å plaste selv blir fort dyrt. Det koster både arbeidstid og materialkostnader. Dessuten er vi også avhengige å ha en grei og funksjonell tilgang på katalogdata uavhengig av leverandør.

      Til våren ser Fjeldsøe store muligheter i å samarbeide med både fylkeskommunen og nabokommuner om et anbud.

      - Større volum kan gi bedre avtale. For oss har det også vært viktig å ha et godt og funksjonelt samarbeid med kommunens innkjøpskontor. De har fagkompetansen på innkjøp, mens vi kan bibliotek og kjenner våre behov. Vi må derfor være med i hele anbudsprosessen for å være sikker på at vi får en best mulig avtale. Det er viktig å legge vekt på arbeidet med kravspesifikasjonen. Mye av forutsetningen for en god avtale legges her, sier Fjeldsøe.

 

Formidling på nettet. Den vanlige måten å lyse ut offentlige anbud på, er å legge dem inn i den nettbaserte formidlingstjenesten, Doffin (Database for offentlige innkjøp), som er et tjenestetilbud i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Den som ønsker å legge inn et tilbud, går inn her og ser etter noe av interesse.

     18-21 Trine BS.jpg Salgs- og markedsdirektør Trine O. Schøning (bildet) ved Biblioteksentralen AL er en av dem som går regelmessig inn på Doffin, og Biblioteksentralen er hvert år med i flere anbudsrunder.

      Erfaringen hennes sier at det kan være mye å hente på en skikkelig anbudsrunde. Hun sammenlikner en god avtale mellom bibliotekene og deres leverandør med det å være totalkunde for eksempel i en bank.

      - Er man totalkunde får man ofte gunstige betingelser og bedre løsninger. Slik er det også hos oss. I motsetning til for eksempel mindre bokhandlere, har vi biblioteksektoren som eneste kunde. Det gjør at vi ser rutinene og oppgavene og kan tilby løsninger som ikke bare er kostnadsbesparende, men som også frigir tid i bibliotekene, sier Schøning.

      - Noen vil si at det er riktig av bibliotekene å støtte for eksempel lokale bokhandlere?

      - Ja, men er det nå det? Er ikke bibliotekenes oppgave først og fremst å tilby brukerne best mulige bibliotektjenester, spør Schøning.