Jubel i Larvik

En såpass stor anbudskonkurranse fikk tankene på gli omkring i bibliotek-Norge. 

Det ble diskutert over kaffekoppene og i eposter. Det ble argumentert for og imot åpen kildekode, noen tippet at en utenlandsk leverandør ville snappe seieren, kanskje en dark horse, andre holdt en knapp på en av våre kjente norske leverandører. Og de siste fikk rett. Systemet ble Bibliofil.

– Dette var en svært viktig konkurranse for oss, sier daglig leder i Bibliotek-Systemer As, Ola Thori Kogstad, til Bok og Bibliotek. – Bergen og Trondheim er, med unntak av Nasjonalbiblioteket, våre største kunder. Bergen og Trondheim er også svært toneangivende kunder, som opp gjennom årene har bidratt til utviklingen av Bibliofil med sine ideer, behov og krav. Vi liker slike kravstore kunder. De gir helt nødvendige bidrag som sørger for at Bibliofil stadig utvikler seg og kommer med nye attraktive funksjoner.

– Vi ser fram til å bli bedre kjent med Stavanger og Kristiansand og få impulser fra dem også. Vi har gjennom eBokBib allerede erfart at Stavanger er kreative og idérike. For eksempel har de laget en digital bokhylle, hvor de har stilt opp covere eller omslag på e-bøker med QR-kode. Denne kan brukeren scanne med telefonen sin for så å komme rett inn i eBokBib. Vi forventer at den samme kreativiteten vil gjelde for videreutviklingen av Bibliofil. Vi har også fått et godt inntrykk av Kristiansand gjennom denne prosessen, og gjennom informasjon som har tilflytt oss fra andre.

Brukernes behov i sentrum

Når Kogstad snakker om Bibliofil, sier han gjerne at Bibliotek-Systemer ser på seg selv om en forvalter av Bibliofil. Han bruker ikke uttrykket «eier av Bibliofil», og forklarer det sånn:

– Bibliofil er kun relevant for kundene hvis det som verktøy løser bibliotekenes behov. Bibliofil er ikke noe mål i seg selv. Vi ser det slik at vi har en fellesinteresse med kundene våre 
i å stadig utvikle Bibliofil slik at det hele tiden støtter bibliotekenes oppgaver. Et biblioteksystem er bare interessant når det kan reflektere de interessene brukerne har.

Å nå til topps i denne konkurransen hadde ikke vært mulig uten overgang til ny klientplattform, forteller Kogstad. Med en nettleser som klientplattform, kan man arbeide i Bibliofil på omtrent alle tenkelige enheter.

– Man slipper å tenke på operativsystemer eller om det er en PC eller et nettbrett man arbeider på. Dette betyr også at mobiliteten blir en helt annen, noe som igjen gjør at man kan se for seg mange nye funksjoner som kan støtte bibliotekarens arbeid både rundt i biblioteket, men også utenfor bibliotek-rommet. Mobiltelefonen vil bli et viktig arbeidsverktøy, hvor bibliotekarene vil kunne utføre alle de oppgavene man i dag gjerne bruker PC til. Dette er tanker vi har arbeidet med og til dels implementert i Bibliofil over noen år, men som nå vil skyte fart.

Tanken er at digital effektivisering vil frigjøre tid til bibliotekenes kjerneoppgaver.

– Bibliofil vil gjøre stadig mer i biblioteket, men smartere og mer effektivt enn i dag, slik at biblioteksystemet legger mindre beslag på de bibliotekansattes tid. Målet er å frigi tid fra bruk av Bibliofil til primæroppgavene i bibliotekene som litteraturformidling og arrangementer, sier Kogstad.

Kommer alle Bibliofilbibliotek til gode

I utviklingen av brukergrensesnitt for Bibliofil i nettleseren, har Bibliotek-Systemer engasjert Inlead fra Danmark til å hjelpe seg. De har betydelig kompetanse på brukergrensesnitt og brukerinteraksjon, og har også bred erfaring fra bibliotekmiljøet i Danmark, forteller Kogstad.

– Arbeidet Inlead har gjort for oss så langt, er vi svært fornøyd med, og vi fortsetter nå utover våren denne prosessen, slik at vi får et godt design for hele løsningen.

– I tråd med Bibliotek-Systemers tradisjon, vil utviklingen av funksjoner og brukergrensesnitt skje i tett samarbeid med kundene, sier Kogstad. – De fire bibliotekene har ytret ønske om å ta aktiv del i denne prosessen, noe vi er svært glade for. Vi ser fram til dette samarbeidet og de kreative og gode ideene vi erfaringsmessig vet kommer av slike prosesser.

Et viktig poeng for Kogstad er at Bibliofil finnes kun i én versjon.

– Det betyr at utviklingen vi gjør nå med Bibliofil, vil komme alle Bibliofil-bibliotek til gode. Etterhvert som ny funksjonalitet blir ferdig og utprøvd, vil alle Bibliofil-bibliotekene få tilgang til denne funksjonaliteten, og kan ta den i bruk.

Samarbeid på tvers

Bibliotek-Systemer har i flere år hatt et samarbeid med Nasjonalbiblioteket, blant annet om Biblioteksøk. Det har vist hvor viktig det er å åpne for kompatibilitet på tvers av biblioteksystemer.

– Vi ser gjennom vårt arbeid for Nasjonalbiblioteket at det er stadig viktigere å legge til rette for samarbeid og kommunikasjon på tvers av biblioteksystemene. Allerede nå er Bibliofil fullt ut integrert med eksisterende nasjonale tjenester, men vi har et våkent øye for nye tjenester og funksjoner. Dette vil vi være en pådriver for videreutviklingen av Bibliofil, slik at man får en bedre bruk og gjenbruk av de samlede ressursene i bibliotekfeltet enn vi har i dag. På den måten kan disse fire store bibliotekene automatisk dele fruktene av sitt arbeid, der det er naturlig. Vi har allerede ideer her som det foreløpig er litt for tidlig å gå ut med, sier Kogstad.

Trygg skytjeneste

Personvern får en stadig mer sentral posisjon i alle datasystemer og GDPR (EUs forordning om personvern, red.anm.) innføres i mai i år. Kogstad nevner prosjektene til Helse Sør-Øst hvor IT-arbeidere i Asia hadde tilgang til sensitiv informasjon om norske innbyggere, og mener at det er klare eksempler på hvordan skytjenester ikke skal implementeres.

– Bibliofil og eBokBib baserer seg også på skytjenester, men skya er her i Larvik, i kjelleren hos oss. Det betyr at vi har full kontroll på servertjenestene og all informasjon, og at ingen sensitiv informasjon om norske innbyggere krysser landegrensene.

At anbudsrunden har vært en omfattende prosess, kan Kogstad gjerne skrive under på.

– Vi har for flere år siden fått beskjed fra Trondheim og Bergen om at det ville komme en anbudskonkurranse, slik sett ble vi ikke overrasket da det kom. Vi deltok fullt ut både i Dialogkonferansen i Stavanger i november 2016, i RFI-prosessen (request for information, red.anm.) våren 2017 og endelig i den reelle anbudskonkurransen høsten 2017. Dette har vært en omfattende og skikkelig prosess hvor de fire bibliotekene har gått grundig til verks i alle faser.

Seieren i anbudskonkurransen har økt turtallet i det Staverngule huset i Larvik. Den kursen som er staket ut i kravspesifikasjonen fra de fire byene, ville Bibliotek-Systemer uansett ha trukket opp, forteller Kogstad, men utviklingen ville kanskje ha tatt noe lengre tid.

– Nå har vi fått en betydelig strammere tidsplan. Det blir hektisk, men vi har bedt om det, og dette skal vi klare. Vi takker igjen de fire byene for valget av Bibliofil og ser fram til det nye samarbeidet.

– Vi ble nok litt forundret

Bibliotek-Systemer er helt uenige i Drammens beskrivelse av Bibliofils plattform og framtidsutsikter

Drammen bibliotek var fra 1991 Bibliofil-bibliotek, men gikk i 2017 over til Axiells biblioteksystem, Curia. I et intervju i Bok og Bibliotek nr 4-2017, om implementeringen av Curia, sier biblioteksjef Monica Nyhus blant annet: «Kort fortalt mente vi at vårt gamle Bibliofil-system og vår avtale med Bibliotek-Systemer fra 1991 hadde gått ut på dato og at vi trengte noe nytt for å kunne svare på morgendagens behov hos brukerne.» Kritikken av Bibliofil ble gjentatt med sterkere ord i Drammens Tidende, og på Drammensbibliotekets egen hjemmeside kan vi lese: «Vi vurderte det dithen at det gamle systemet hadde kommet til veis ende på bakgrunn av gamle grunnleggende strukturer og utviklingstakt.»

Ola Thori Kogstad ønsker ikke å gå inn i en faglig diskusjon om dette, men han peker på at Bibliotek-Systemer og Drammen har hatt et tett og godt samarbeid opp igjennom årene, spesielt kanskje rundt etableringen av Sambiblioteket Drammen, hvor man i Drammen tok modige grep for automatisering og samlokalisering av to bibliotek.

– Vi fant her en teknisk løsning for hvordan automatene kunne snakke med to biblioteksystem. Hemmeligheten var en tjeneste som lot automatene tro de snakket med et biblioteksystem, mens hvert av biblioteksystemene trodde de kommuniserte med en automat.

Også skolene tok etterhvert i bruk Bibliofil, fra 1999 og utover. Skolene i Drammen er i dag aktive brukere av Bibliofil. Men Kogstad legger ikke skjul på at de i Bibliotek-Systemer ble overrasket da Drammen bibliotek annonserte at de ville bytte biblioteksystem uten å avholde en anbudskonkurranse.

– Vi vil understreke at det å vurdere markedet for biblioteksystem med jevne mellomrom er sunt og helt naturlig. Da følger det også at noen bibliotek vil velge å bytte biblioteksystem. Det er vi fullt ut innforstått med. Allikevel synes vi det var synd vi ikke fikk anledning til å konkurrere om nytt biblioteksystem til Drammen bibliotek nå.

– Vi har også registrert de uttalelsene som har kommet i ettertid, og vi må si vi er forundret over både innhold og ordbruken. Vi opplever generelt og ha et godt forhold til alle kundene våre, også de som velger å gå over til andre biblioteksystem enn Bibliofil. Vi er derfor ganske uvant med slike uttalelser, og særlig den intensiteten vi har opplevd her.

– Vi er helt uenige i Drammens beskrivelse av Bibliofils plattform og framtidsutsikter, og vi gleder oss til å vise alle at Bibliofil får en helt annen utvikling enn det Drammen har lagt til grunn. Når det er sagt så opplever vi allikevel at Drammen og vi snakker greit sammen og at vi ikke skilles som uvenner. Vi vil gjerne ønske å konkurrere om leveranse av biblioteksystem til Drammen bibliotek ved en senere anledning, sier Kogstad. 

Bibliofil svarte best på kravene

Vi stilte 200 krav, hvorav halvparten nye, til det felles biblioteksystemet. Vi er sikker på at vi valgte riktig leverandør, mener prosjektleder for anbudsrunden, Bjørn Kjetil Fredriksen, spesialrådgiver ved Sølvberget i Stavanger.

– Hvorfor ønsket dere i Kristiansand, Stavanger, Bergen og Trondheim et nytt felles biblioteksystem?

– Samarbeid er nøkkelordet her. Tettere samarbeid om alt fra metadata og formidling til større, felles utviklingsprosjekter. Min drøm er at folkebibliotekene skal kunne innovere raskere og vise større endringsmuskler framover, og dette er kun mulig dersom bibliotekene samarbeider tettere.

De første gevinstene av et slikt samarbeid ser vi allerede i det nylig avsluttede anbudet. Sammen har vi laget en bedre kravspesifikasjon enn noen av oss hadde klart på egenhånd, og som en større kunde har det vært enklere å legge «tyngde» bak kravene for å få leverandørene til å gi oss det produktet vi ønsker oss.

– Var det vanskelig å velge leverandør?

– Vi fikk flere gode svar på anbudet vårt, men vi er trygge på at vi valgte den leverandøren som oppfylte våre krav og ønsker best. Med mange krav som skal evalueres har vi vært nøye på å evaluere hver for oss i de ulike kommunene. Når vi så sammenstilte poengene kjørte vi ekstra runder med leverandørene i egne forhandlinger på punktene der vi hadde evaluert ulikt. Enten det handlet om ulike tolkninger av svarene eller usikkerhet knyttet til faktisk oppfyllelse av kravet fikk så leverandørene mulighet til å gi et mer utfyllende svar.

Vi har gjennom hele anbudsprosessen fått god hjelp fra innkjøpsavdelingen i Stavanger kommune som har gitt oss gode verktøy til bruk i evalueringen og gjennomføringen av forhandlingene.

Da vi sammenlignet poengene etter den siste evalueringsrunden var det fullstendig enighet mellom de fire kommunene om hvem som var vinneren av konkurransen.

– Hva var det som gjorde at dere landet på Bibliotek-Systemer og Bibliofil?

– Det korte svaret er at de leverte det beste tilbudet, altså det tilbudet som svarte best på våre krav og dermed oppnådde flest poeng. Vi hadde delt inn anbudet i tre deler som skulle evalueres; et sett med overordnede krav til systemet, ett sett med funksjonelle krav til systemet og en faktisk brukertest av systemet. Brukertesten var igjen delt inn i ulike forhåndsgitte oppgaver som skulle løses, av ansatte, publikum og skoleelever. Dette var en nyttig prosess der vi både fikk testet ulike arbeidsprosesser og grensesnitt men samtidig tok med oss de ulike brukergruppene inn i evalueringen. I praksis har det vært nærmere 100 personer som har gitt sin vurdering av systemene, og dermed også vært med på å bestemme utfallet av konkurransen.

– Kan du peke på noen klare forbedringer ved det nye systemet i forhold til de gamle systemene?

– Systemet vil få bedre integrasjoner til andre fagsystemer og protokoller samt full integrasjon med alle eksisterende og varslede nasjonale tjenester. Videre får vi gode API-er for utveksling av informasjon.

Av de rundt 200 kravene våre til et nytt system er en fjerdedel av dem helt nye funksjonelle krav som skal utvikles av leverandør. Her finner vi alt fra nye integrasjoner, personaliserte tjenester og enklere løsninger for dem som ikke har lånekort med seg hele tiden til full støtte for ny personvernlov, enklere metadataregistrering, overgang til Marc21/RDA med gradvis overgang til RDF innen to år og en 100 % web-basert løsning.

Det nye systemet vil altså gi bibliotekene helt nye muligheter når det kommer til mobilitet, slik at både lånere og ansatte har tilgang til systemet når som helst og hvor som helst på mobile enheter.

Det viktigste er uansett at dette er en god løsning med stor fleksibilitet som også framstår endringsdyktig i årene som kommer. Den digitale utviklingen går fort, og skal vi henge med i utviklingen var det viktig for oss å få et system og en leverandør som er åpne for at våre krav og ønsker, og at biblioteksystemet vi nå skaffer oss, ikke er et ferdig produkt, men en pågående prosess langt utover den utviklingen som allerede er avtalt for 2018.

– Hva er de største utfordringene ved et samarbeid mellom fire såpass store bibliotek?

– Det er en seiglivet myte at det er så store forskjeller mellom norske bibliotek. Innledningsvis var alle litt for opptatt av hvordan vi løste oppgavene i dag, samtidig som vi brukte litt forskjellig vokabular når vi pratet om de samme tingene, men i grunn er jo oppdraget vårt er det samme uansett hvilken kommune som er arbeidsgiveren vår. Da vi fikk brukt litt tid på å kna sammen kravene våre var vi overraskende enige. 

Det viktigste var altså å løfte blikket fra hvordan dagens systemer lenge hadde lagt føringer for ulike arbeidsprosesser til å se på hva et moderne biblioteksystem skulle løse for oss. Deretter var det bare å finne det systemet som løste disse oppgavene best – både når det kom til kvalitet, funksjonalitet og brukervennlighet.amtidig lover det også godt for det videre samarbeidet at alle bibliotekene som var med på anbudet er enige om hvilken leverandør som leverte den beste løsningen.

– Hvilke fordeler vil det nye systemet gi brukerne og de ansatte?

– Brukerne vil oppleve at tjenestene blir mer tilgjengelige, enklere å bruke og mer selvbetjente. Vi vil få en bedre kobling mellom bibliotekenes fysiske og digitale samlinger og mer interaktivitet.

De ansatte vil merke at de får en helt ny mobilitet, da de alltid har biblioteksystemet med seg i lommen. Videre vil grensesnittene for lånere og ansatte i større grad smelte sammen, slik at publikum kjenner igjen det de ansatte viser og de ansatte har bedre forutsetninger for å veilede lånerne direkte på deres enheter.

Den største endringen for de ansatte blir uansett ikke nye grensesnitt, men nye arbeidsprosesser. Ved å automatisere og forenkle arbeidsprosesser som i dag er tidkrevende vil man kunne bruke mer ressurser på bibliotekenes kjerneoppgaver som formidling av kunnskap og kultur.

– Hva er framdriftsplanen før lansering og når vil systemet være i bruk?

– All kjernefunksjonalitet vil være på plass til sommeren og resten skal være på plass innen utgangen av 2018. Etter det kommer RDF-overgangen innen 2020 og mulighetene for en rekke nye utviklingsprosjekter i årene som kommer, sier Bjørn Kjetil Fredriksen. 

Disse var med: Innen fristen mottok de fire bibliotekene tilbud fra:
– Bibliotek-Systemer AS 
– Systematic A/S 
– Bibliotekenes IT-Senter AS 
– Axiell Norge AS