Kompetanse – og bibliotekene

av Jenny Bakken Johansen, 3.års bibliotekarstudent, Høgskolen i Oslo, Avdeling JBI.

Kvalitets- og resultatindikatorene som ABM-utvikling har utarbeidet for fag- og folkebibliotek er trolig for ”interne” i bibliotekvesenet til å ha gjennomslag overfor omverden. I Tord Høiviks artikkel i Bok og Bibliotek nr. 2, 2004 ser vi at bruken av KOSTRA har en del betenkelige aspekter som resultatmålingverktøy i bibliotekene. I denne forbindelse vil jeg her legge frem kompetanseregnskapet, som jeg mener i stor grad kan være med på å inkludere verdier i bibliotekene som faller utenom ved utelukkende bruk av KOSTRA. Dette må samtidig være av interesse for den pågående bibliotekutredningen i regi av ABM-utvikling .

Kompetanseregnskap er en metode for resultatmåling som i Norge har gjort seg gjeldende først de siste årene. Dette kommer i hovedsak av at Utdannings- og forskningsdepartementet har opprettet en kompetanseberetning for Norge. Her bruker man begrepet kompetanse- beretning fordi man mener dette er mer dekkende for det som presenteres. I ”Har kompetanseberetningen et grunnlag” (2003, Kap. 3.2) forklares dette med at man vil ha et regnskap som viser de kvantitative resultatene, samt en forklarende del som sier noe om hvordan disse resultatene skal forstås. Dette sammenlignes med for eksempel årsberetninger i bedrifter og organisasjoner. Det er derfor viktig når man snakker om norske forhold, å skjelne mellom kompetanseregnskap (som benyttes av bedrifter, samt at for eksempel Danmark har et nasjonalt kompetanseregnskap) og kompetanseberetning som altså er den metoden man har bestemt seg for å benytte i Norge. Dessverre mener jeg kompetansebretningen fra 2003 er alt for lite omfattende, for lite handlingsrettet og den har dessverre heller ikke blitt oppfulgt på en tilfredsstillende måte. Også Robert Vaagan (Karlsen, Bok og Bibliotek, 2, 2004) etterlyser bibliotekene i kompetanseberetningen. For å synliggjøres i dette mener han det er viktig å finne gode indikatorer på bibliotekenes verdiskapning, annet enn besøk og utlån. Kvalitets- og resultatindikatorene som ABM-utvikling har utarbeidet for fag- og folkebibliotek er trolig for ”interne” i bibliotekvesenet til å ha gjennomslag overfor omverden. Kompetansebegrepet er derimot er laget av eksterne aktører og dette må bibliotekene benytte.

I Norge er Gjensidige Nor Forsikring en foregangsbedrift innen området kompetanse- regnskap. Hos dem har dette vært et redskap som har avdekket både ønskede og uønskede fakta ved deres drift. Det har for eksempel vist at kvinnelige ansatte i gjennomsnitt har et lavere lønnsnivå enn sine mannlige medarbeidere. Det har også vist at de ansatte er svært tilfredse på arbeidsplassen, og dermed at de har stor lojalitet til bedriften og at det generelle sykefraværet er lavt. Dette er punkt som for arbeidsgiver er meget viktige, da men har ansatte som har arbeidet der i en årrekke og dermed har høy kompetanse på de nødvendige områdene.

Kompetanseregnskap i biblioteket
Et kompetanseregnskap kan for eksempel være med på å belyse følgende sider av et bibliotek:

Verdier og strategikapital: Dette måler bibliotekets og de ansattes evner til å jobbe i henhold til de verdier, visjoner og mål bedriften har satt seg. Dette kan også vurdere effektiviteten av de strategier man iverksetter for å oppnå de mål man har satt seg.

Humankapital: Dette måler bedriftens og de ansattes evner til å tilegne og tiltrekke seg kunnskap. Det er også med og viser den sammensetningen av kompetanse man har i sine ansatte. Her er fokuset på å kunne tilegne seg, dele, og nyttegjøre seg den kompetansen en selv og ens medarbeidere sitter på.

Sosialkapital: Dette måler de ansattes tilfredshet med organisasjonen. I hvilken grad man føler tilhørlighet og tillit. Det er viktig å innføre tiltak som gjør at de ansatte ønsker å bli værende innenfor institusjonen, slik at man har en stødig gruppe medarbeidere som til en hver tid er inneforstått med de mål og visjoner organisasjonen har. Det innebærer blant annet å sørge for at de ansatte får de utfordringene de ønsker, og har muligheter for å videreutvikle sine ferdigheter.

Endringskapital: Viser organisasjonens og de ansattes evner til å omstille seg, tenke innovativt og nyskapende. For et bibliotek, som har sterk tilknytning til alle deler av samfunnet, er det viktig at de evner å tilpasse seg den samfunnsmessige utviklingen som til enhver tid finner sted. Herunder er det både fokus på teknologiske endringer, men også endringer i brukergruppen blant annet som følge av demografiske endringer.

Kundekapital: Viser selskapets og de ansattes kjennskap til kundene og deres behov.
Bibliotekets aller viktigste fokus ligger jo hos kundene (her omtalt som brukerne). Når brukerne får et tilbud de er fornøyd med, vil de også ha positive assosiasjoner til det biblioteket representerer, og de vil ha en bevissthet rundt det biblioteket kan bidra med.

Eksponerings- og merkevarekapital: Dette setter fokus på selskapets synlighet i samfunnet. Det er viktig å eksponere seg på en slik måte at folk er klar over det tilbudet de har. Det er også viktig å tenke over hvilke assosiasjoner og erfaringer folk har med den tjenesten man tilbyr. Eksponering og merkevarekapital er en vurdering av verdien av den markedsføringen man driver, og den omtalen biblioteket har i et samfunn.

Et kompetanseregnskap trenger ikke kun være nyttig for kommunale / økonomisk bevilgende instanser, men også for bibliotekledelsen. Kompetanseregnskapet gir et innblikk i alle bibliotekets sider. Gjennom et kompetanseregnskap kan man for eksempel undersøke årsaker til for eksempel sykefravær og de økonomiske konsekvensene av dette. Man kan igjen sammenligne disse resultatene med andre områder som for eksempel grad av måloppnåelse hos den enkelte ansatte. Er det slik at mange blir stresset på grunn av press om resultater, eller blir arbeidet ensidig og lite utfordrende i forhold til den kompetansen de har, og kan man endre på noe av dette og dermed minske sykefraværet?

Utforming av kompetanseregnskap til bruk i bibliotek.
Johansen og Pors (Udfordringer og forandringer, 2002, s.61) mener det er fire punkter som er vesentlige når det gjelder utforming av kompetanseregnskap i bibliotek.

• Hvordan beregner man hvilken kompetanse som er nødvendig for å nå bestemte mål med hensyn til kvalitet og service i biblioteket?
• Hvordan får man overblikk over de kompetanser biblioteket besitter?
• Hvordan kan man på en objektiv måte vurdere hvilken kompetanse hver enkelt medarbeider sitter på?
• Skyggekompetanser: Kompetanse som den enkelte medarbeider har tilegnet seg gjennom andre aktiviteter enn utdanning og jobb.

Disse punktene er vesentlige og tar for seg selve kjernen i regnskapet. Det gjelder å kunne vurdere de kompetansene som er nødvendige for måloppnåelse, deretter sette disse opp imot den kompetansen man har. Deretter må man legge en plan for hvordan man skal benytte kompetansen som fins, og hvordan man kan erverve den kompetansen man mangler. De tar også opp to punkter som kan være problematiske. Den første er hvordan man kartlegger den kompetansen de ansatte og bedriften som helhet har, den andre er hvordan man kan vurdere kompetansen på en objektiv måte. Når det gjelder kartleggingen ser vi at KOSTRA har en stor fordel. Så lenge man registrerer alle lån, og referansespørsmål er det ikke noe problem å regne ut hvor mange lån hver ansatt betjener i gjennomsnitt. For å kartlegge kompetanse, må man studere hvilke arbeidsoppgaver og tidligere arbeid den enkelte har hatt, hvilke kurs han/hun har deltatt på, utdanning osv. Dette er et mer omfattende arbeid, og vil være mer tidkrevende. Her kommer også punktet om skyggekompetanser inn i bildet. Dette er den kompetansen de ansatte erverver gjennom andre aktiviteter enn sitt arbeid og utdanning. Dette kan være fritidsaktiviteter, organisasjonsarbeid eller styreverv. Dette er også kompetanse som må dokumenteres og vurderes. Problemet ligger i å gjøre dette på en objektiv måte.

Ifølge Johannsen & Pors (2002, s 64) vil et biblioteks kompetanseprofil inneholde følgende punkter:

• Personlige kompetanser
• Funksjonelle kompetanser
• Strategiske kompetanser
• Jobbtekniske kompetanser

Som vi ser kan det være omfattende å skulle samle inn og vurdere all denne informasjonen. Det kan også medføre at man må legge ned ganske store ressurser i forarbeidet til kompetanseregnskapet. Dette kan være problematisk i forhold til KOSTRA. Hvordan skal man kunne argumentere for å legge ned mer ressurser for å utarbeide et kompetanseregnskap, når man har et system som for myndigheter og økonomer fungerer godt nok. For dem er jo hovedfokuset å stramme inn på bruken av ressurser.

Konklusjon:
Som vi har sett fins det ulike metoder for resultatmåling i bibliotekene. Det som er påfallende er hvor totalt ulik fokus disse har. Kompetanseregnskapet tar for seg kvalitative verdier som for eksempel hvilke tilbud man gir brukerne og kvaliteten i disse tilbudene. Kompetanse- regnskapet kan også studere trivsel på arbeidsplassen, deling og utnyttelse av kunnskap og hvordan dette påvirker måloppnåelsen. KOSTRA tar derimot for seg verdier som effektivitet og mengden utført arbeid, men kommer ofte til kort når det gjelder kvaliteten av det som måles. Enkelte vil argumentere for at KOSTRA måler kvalitet på basis av at et bibliotek som har et høyt antall utlån pr. innbygger har en høyere kvalitet enn et bibliotek med færre utlån pr. innbygger. Dette kan stemme dersom man sammenligner bibliotek med samme målsetning, samme type brukergruppe, og samme tilbudene til brukerne. Dessverre er ikke dette et vanlig tilfelle. De aller fleste bibliotek har ulike mål og tilbud. Enkelte bibliotek kan fokusere på å stimulere unge lesere til å låne bøker, dette kan komme til utrykk i KOSTRA gjennom utlån pr. innbygger. Men et annet bibliotek kan sette fokuset på å gi et bredt kulturtilbud til sine brukere og dermed ha en større andel forfatterbesøk og konserter i biblioteket. Denne typen tilbud vil ikke gi utslag i KOSTRA. Det trenger ikke engang å gi utslag i antall registrerte lånere, da det kan komme mange på forfatterbesøket som ikke er registrerte lånere i biblioteket. Det vil da i KOSTRA se ut som om dette biblioteket har dårligere kvalitet fordi de har færre utlån, men et like høyt ressursbruk. Svanhild Aabø drøfter i ”Biblioteksektoren i et økonomisk perspektiv” (1998) bibliotekenes roller i samfunnet og det er viktig å være bevisst disse når man tolker resultatene av slike målinger. Vi kan se at begge metodene har positive egenskaper, og det kan tyde på at det beste hadde vært å utvikle en metode som i stor grad henter elementer fra både KOSTRA og kompetanseregnskapet. Da ville man fått en metode som i større grad omfatter alle sider av biblioteksdriften samtidig med at man hadde hatt klare konkrete verdier som kan benyttes til sammenligning av bibliotek. Dette ville bidra til at man kan få et klarere bilde på hvordan bibliotekene utnytter ressursene, og hvilke områder det fins muligheter for innsparing på. Dette mener jeg burde være et viktig fokus for NBF i forbindelse med bibliotekutredningen. Det burde her vært tatt initiativ til å foreta en utredning om hvorvidt kompetanseregnskapet kan komplimentere bibliotekenes arbeid og dets verdier i samfunnet. Dersom man da evner å utnytte ressursene på en effektiv måte sørger man også for å gi brukerne det aller beste tilbudet man kan by dem, og i bunn og grunn er det jo dette som er bibliotekenes hovedoppgave nemlig å gi brukerne det beste de kan få.