SAMBIBLIOTEKPROSJEKTET I DRAMMEN

et organisasjonsmessig blikk

Det er alminnelig enighet om at organisasjoner sjelden endrer seg uten ytre press. I Drammen er de tre bibliotekorganisasjonene, folkebibliotek, fylkesbibliotek og høgskolebibliotek, satt under betydelig press ved at de er gjort til gjenstand for et organisasjonsutviklingsprosjekt uten sidestykke i Norge. Målet for prosjektet er å danne et totalbibliotek bestående av alle de tre bibliotekene, et sambibliotek, som skal fremstå for brukerne som én samlet enhet. Alle nødvendige politiske beslutninger er tatt, og de tre organisasjonene er i gang med prosessen som i løpet av halvannet år, skal omforme dem til en totalleverandør av bibliotektjenester.

av Kari Frodesen, student ved Høgskolen i Oslo, avd. JBI

Det blir stilt spørsmål ved om det er mulig å skape en slik ny organisasjon på så kort tid. Med tanke på den sektortenkning som ofte preger bibliotekene, kan man også spørre seg om man har den nødvendige kompetanse for å håndtere en slik samordnings¬prosess. Riktignok har man gått bort fra den opprinnelige ideen om å slå de tre organisasjonene sammen formelt under en felles leder, noe som forenkler prosessen en god del. Man går nå inn for at de tre bibliotek¬organisasjonene skal leve videre side om side, men det skal utvikles felles funksjoner innad og en felles profil utad slik at brukerne oppfatter det nye biblioteket som en institusjon. For å få dette til, kreves det en felles mentalitet og tankegang hos de ansatte, en følelse av at man tilhører en felles organisasjon.

Noe av det mest spennende med prosjektet er at et samlet lokalsamfunn vil dette, så derfor må svaret være: ja, det er mulig. Det forutsetter imidlertid at man aksepterer de begrensninger som ligger i tidsrammen. Det vil si at man ikke prøver å få til en 100 %-løsning i første omgang, men bruker startfasen til å finne frem til de viktigste områdene og konsentrerer arbeidet om disse. Områder det ikke er kritisk å få med i første fase kan settes på vent. Målet for prosessen må være å få på plass en organisasjon som fungerer i forhold til brukerne pr. august 2006. Så får man arbeide videre med utvikling av sambiblioteket i årene som kommer. Men her må man tenke både på kort og lang sikt: dette må ikke føre til at man blir defensiv i forhold til visjonen for sambiblioteket. Selv om det vil ta tid å komme helt i mål, må målet defineres klart fra starten av.

ET BIBLIOTEKLANDSKAP I ENDRING
Det finnes ingen mal for utvikling av et slikt sambibliotek i Norge. Man har latt seg inspirere av et tilsvarende prosjekt i Härnösand (se artikkel annet sted i bladet), men for å utvikle den norske versjonen, må man finne veien selv. Dette er både en fordel og en ulempe; på den ene siden står man fritt til å velge løsninger, på den annen side er det mer tid- og ressurskrevende å måtte starte på bar bakke – en utfordring når man har liten tid til rådighet. Men trolig får man derved det nødvendige puff for å skjære igjennom og få tatt beslutninger, selv om dette kanskje kan føles som et nesten uansvarlig råkjør for organisasjoner som ikke er vant til store endringsprosesser.
Et viktig perspektiv i prosjektet er at det ikke finnes noe overordnet "bibliotekdepartement" som kan legge føringer på prosessen, ettersom bibliotekene sorterer under forskjellige forvaltnings¬enheter. Dette er et spennende aspekt, ettersom det medfører at premissene for utviklingen i utgangspunktet legges utenfor organisasjonene selv, hos samfunnet og hos brukerne. Det medfører dessuten at man møtes som likeverdige parter i arbeidet med å skape noe nytt. En fare kan være at sterke aktører kan komme til å overkjøre de svakere og at eierskapet til de endelige løsningene vil lide under det.

Et annet element er at alle involverte parter er entusiastisk til stede i oppstarten av prosjektet. Dette har trolig ikke minst sammenheng med den arkitektoniske løsningen som er valgt for Kunnskapsparken; av fem brukbare utkast var det bibliotekenes favoritt som vant. Biblioteket vil få en praktfull plassering i bygget, og alle gleder seg til å ta det i bruk. En mer "flying start" kunne ikke prosjektet ha ønsket seg, og det er å håpe at man makter å ta vare på denne entusiasmen og omsette den i en felles kultur.

Det tredje, og kanskje viktigste perspektivet er at man ved et veiskille som dette er, har fått anledning til å tenke helt nytt om bibliotekvirksomhet. Dette ville vært mer fremtredende dersom man hadde gått inn for å bygge en felles organisasjon, men også med den modellen som er valgt, er dette en enestående mulighet. Det er en viss fare for at man hegner om egen virksomhet, men situasjonen og føringene utenfra oppmuntrer til nytenking. Det er dette aspektet som kan bli mest interessant med hensyn til ombruk av erfaringene fra Drammen.

ORGANISASJONSUTVIKLINGSPROSJEKTET
Organisasjonsutvikling dreier seg om to ting: endring av virksomhet og endring av mennesker. Disse to aspektene lever separate liv; når de går i takt, får man en velfungerende organisasjon, gjør de det ikke, må man bruke mye energi på korrigerende tiltak. En viktig erkjennelse i slike prosesser er at virksomheter kan endres med et pennestrøk, mens endring i mennesker tar tid. Med andre ord, den største utfordringen ligger i å finne balansen i endringstakten, i praksis å få menneskene til å holde følge med virksomheten.
Det er mange funksjoner som må på plass for at det nye biblioteket skal bli en suksess. Noen aktiviteter er allerede i gang, og flere funksjonsanalyser og -tilrettelegginger vil følge. Bibliotekarer er et praktisk folkeferd, og man vil sikkert finne gode løsninger knyttet til utlånssystemer, skrankevakter, arbeidsdeling og konkret samarbeid på tvers av organisasjonene.

Den store faren ligger imidlertid i at man blir så opphengt i praktiske løsninger at man glemmer de store linjene. Motvekten mot dette vil være arbeidet med å skape en visjon for sambiblioteket og konkrete mål å arbeide mot for å oppfylle denne. Man trenger det Ingebrigt Steen Jensen kaller "et stort hårete mål", noe man kan feste blikket på når hverdagen og arbeidspresset i prosjektet nesten får en til å gi opp.

Like viktig er at ikke den knappe tidsrammen fører til at man hopper bukk over den innledende analyse- og planleggingsfasen, men at man tar seg tid til å nedfelle målene for omstillings¬prosessen så klart som mulig, samt å kommunisere disse på en grundig måte. Dette vil være avgjørende for den endelige løsningen og, ikke minst, for eierskapet til den nye organisasjonen blant de ansatte. Det er tre helt forskjellige kulturer med tre helt forskjellige arbeidsmåter og "markedsorienteringer", som skal syes sammen. Uten en grunnleggende gjennomgang, kartlegging og dokumentasjon av funksjonsområder, grensesnitt og likheter og forskjeller, vil det være tilfeldigheter som avgjør den nye organisasjonens grad av levedyktighet.
Endring av mennesker
En av de største utfordringen ved prosjektets knappe tidsramme, er at man ikke rekker å få menneskene med på endringsprosessen, spesielt hvis prosjektledelsen kjenner sin besøkelstid og virkelig benytter anledningen til å skape noe helt nytt. Dette utgjør tilsynelatende en iboende konflikt i prosjektet, ettersom jo mer visjonær man blir, desto større problemer kan man risikere å få med gjennomføringen. Det er viktig at man ikke lar dette bli en tvangstrøye. Med de rammer som er satt for prosjektet må man uansett tenke utvikling i flere faser og ta små skritt underveis. Hovedsaken må være å lage en visjon av hva sambiblioteket skal være når det er ferdig utviklet. Og så kan arbeidet med å komme dit godt ta mange år.

Når man har besluttet å beholde tre separate organisasjoener, samtidig som man skal skape en ny overordnet institusjon, skaper dette en situasjon hvor de ansatte i praksis vil ha to tilhørigheter. Det er da en viss risiko for at man blir sittende igjen i den gamle måten å tenke på. Det vil stille store krav til lederne i de respektive bibliotek å få med seg sine ansatte inn i den nye tankegangen.

Det hjelper å vite hvem man er, hvor man skal og ha et tydelig bilde av virksomheten man er en del av. Deltakelse i utviklingen av det nye bibliotekkonseptet vil derfor være en nøkkel til eierskap i den fremtidige løsningen. Tydelighet, tillit og åpenhet er noen av elementene som gjør det lettere å tilpasse endringtakten mellom virksomhet og mennesker i den nye organisasjonen. Det virker som om man har tatt dette forholdet på alvor ved at det er lagt opp til utstrakt brukermedvirkning i prosjektet.

En annen viktig side av menneskeaspektet, er de muligheter for utvikling, både av funksjoner og kompetanse, som ligger i prosessen og i den nye organisasjonen. Det nye biblioteket vil by på nye utfordringer, og det er grunn til å tro at bibliotekarrollen vil kunne endre seg dramatisk. Dette kan nok virke skremmende for noen, med det virker som om de fleste ser frem til nye roller. Man må regne med at det, også innenfor prosjektet, vil være muligheter for å gå løs på nye, spennende oppgaver.

VEIEN VIDERE?
De fleste av oss har meninger om dagens biblioteksituasjon og en drøm om morgendagens bibliotek. Men bibliotekdebatten foregår i hovedsak internt – og er for internfokusert –¬ i stedet for å foregå der ute hvor samfunnet formes og hvor de store spørsmålene knyttet til bibliotekets rolle finnes. Derfor blir det viktig at vi bruker denne og enhver annen synlig anledning, til å debattere hva biblioteket skal være i dette samfunnet.

Hvis vi ikke utvikler oss i takt med samfunnet rundt oss, vil andre ta over viktige deler av vår virksomhet, og budsjettkronene vil bli enda knappere. Til slutt vil bibliotekene slik vi kjenner dem forvitre og bli fullstendig marginalisert. Og samfunnet vil bli fattigere.

Hvis vi derimot utnytter de mulighetene vi får – for eksempel slik sambiblioteket i Drammen legger til rette for – kan biblioteket (igjen) bli en viktig samfunnsinstitusjon, og det kan kanskje bli det noen av oss drømmer om: arenaen der samfunnets agenda settes.

KILDER

BI Buskerud [elektronisk ressurs]. – Oslo : BI. – URL: http://www.bi.no/templates/bibliotek____16595.aspx
[lesedato: 2005-02-04]

Buskerud fylkeskommune [elektronisk ressurs]. – Drammen : Buskerud fylkeskommune. –
URL: http://www.buskerud-f.kommune.no/sakArkiv/saksdok/21487040.html
[lesedato: 2005-02-04]

Drammen kommune. Byen får kunnskapspark [elektronisk ressurs]. – Drammen : Drammen kommune. – URL: http://www.drammen.kommune.no/buskerud/drammen/drammenk.nsf/
id/894BD9ACDB086773C1256F6B0029C231?OpenDocument
[lesedato: 2005-02-04]

Folkebiblioteket. Drammen bibliotek [elektronisk ressurs]. – Drammen : Drammen bibliotek. –
URL: http://bibliotek.drammen.kommune.no/
[lesedato: 2005-02-04]

Fylkesbiblioteket. Buskerud fylkesbibliotek [elektronisk ressurs]. – Drammen : Buskerud fylkesbibliotek. –
URL: http://www.buskerud.fylkesbibl.no/nyhetsarkiv.htm
[lesedato: 2005-02-04]

HIBU-biblioteket. Høyskolebiblioteket Drammen [elektronisk ressurs]. – Drammen : Høyskolen i Buskerud. –
URL: http://www.hibu.no/cgi-bin/hibu/imaker?id=74&visdybde=2&aktiv=74
[lesedato: 2005-02-04]

Härnösand. Sambiblioteket i Härnösand [elektronisk ressurs]. – Härnösand : Sambiblioteket. –
URL: http://www.sambiblioteket.bib.mh.se/
[lesedato: 2005-02-04]

Sambiblioteket (2000). Sambiblioteket : från ide til verklighet / red. Hans Gillgren. – [Härnösand] : Sambiblioteket.

Muntlige kilder:

Fagerjord, Kari Høyskolen i Buskerud, hovedbibliotekar
Lærum, Helge Buskerud fylkeskommune, fylkesbiblioteksjef
Moseid, Tone ABM utvikling, seniorkonsulent
Redse, Torill ABM utvikling, seniorkonsulent
Stenhammer, Anne Høyskolen i Buskerud, høyskolebibliotek Drammen, hovedbibliotekar
Tellefsen, Sølvi Drammen bibliotek, biblioteksjef
Østgaard, Trond BI Buskerud, direktør