Arena: Tromsø – Vi kjøpte alt vi kom over

Tekst: Christer Pedersen

Universitetsbiblioteket i Tromsø, UB, mener at de er landets mest effektive universitetsbibliotek. Og at de vil fortsette å være det også i fremtiden.
Det er en tøff ambisjon når man er landets minste og yngste universitetsbibliotek.

Da universitetet i Tromsø, UiTØ, startet i begynnelsen av 70-årene fantes det stort sett ikke en eneste bok eller et eneste dokument som kunne danne stammen til det som ethvert lærested med respekt for seg selv har – et bibliotek.
Det fantes litt – eksempelvis hadde Tromsø museum og Nordlysplanetariet en del bøker og dokumenter, men ellers var det skralt.
Derfor ble biblioteksoppbygningen sett på som uhyre viktig; stilling nummer to (etter universitetsdirektøren) som ble tilsatt var bibliotekssjefen.
Og innsamling og kjøp av bøker, samlinger og dokumenter startet med én gang – og arbeidet fortsetter.
– Vi kastet oss rundt og kjøpte alt vi kunne komme over. I tillegg fikk vi en god del samlinger fra privatpersoner og andre institusjoner, forteller Helge Salvesen, direktør ved UB.
Den første samlingen UB fikk tak i var den private samlingen til professoren og språkmannen Francis Bull. Og etter det har bøker, dokumenter, brev, kunst, lydopptak, film og fotografier og Gud vet hva strømmet inn til UB.
– Vi pleier å si at det skal være problematisk å finne ting vi ikke har i våre samlinger av dokumenter og litteratur fra de siste 30 årene, sier Salvesen.

Aktiv service
Og det er hovedingrediensen i UBs virke. Om du trenger det, da skal det finnes.
– Når en student eller forsker kommer til oss skal vi kunne gi dem det de behøver med én gang. Det holder ikke at vi kan skaffe det til veie senere – vi må ha det i samlingene våre før de spør etter det, sier Salvesen.
Men på UB ønsker de ikke å være passive tjenesteytere. De ønsker å være aktive og oppsøkende, og helt enkelt gå ut og tilby sine tjenester isteden for å sitte og vente på at brukerne kommer inn døra.
– Vi legger enorm vekt på kontakt med brukerne. Vår grunnleggende holdning er at våre brukere skal få topp service, og at vi skal være en aktiv og profesjonell serviceinstitusjon, sier Salvesen.
UB i Tromsø skal være så oppdatert og ha så omfattende samlinger at samtlige fakulteter ved universitetet – og andre – skal ha et omfattende studie- og forskningsmateriale for hånden.
Akkurat det er den største utfordringen for Salvesen og de andre ved UB.
UB i Tromsø er det største biblioteket på Nordkalotten, men det er samtidig det minste universitetsbiblioteket i Norge. Det til tross for at UB skal serve et universitet med samtlige fakulteter – språk/kultur, jus, realfag, medisin/helse, marine fag og samfunnsfag. I tillegg driver UiTØ et museum og forskjellige sentre.
– Det tar lang tid og koster mye penger å bygge opp et fullverdig universitetsbiblioteket. Vi var nødt til å starte fra scratch og er fortsatt ikke helt oppdatert, sier Salvesen.
Spesielt gjelder dette eldre litteratur. De siste 30 årene er godt dekket, men tidligere tider er fortsatt flekkvis udekket.

25 millioner per år
Men de har kommet seg et stykke på vei, mener direktøren. Og arbeidet fortsetter. Hvert år bruker UB cirka 25 millioner kroner til innkjøp av litteratur, dokumenter og andre medier. I tillegg deltar de aktivt i publisering og spredning av universitetets arbeider.
– Vi har bygget opp en enorm kunnskapskapital i løpet av årene. Om man regner i 2003-kroner har vi brukt hundrevis av millioner på å samle inn materiale, sier Salvesen.
Det er selvsagt hovedsakelig fagrelaterte ting som står i hyllene på UB, men det er også mye annet rart.
– Vi har fire satsningsfelt der vi prioriterer våre ressurser. Det er å være et fremragende forskningsbibliotek, et godt studiebibliotek, å samle inn viktig litteratur og viktig dokumentasjon fra og om UiTØ og Nord-Norge, samt å drive med kultur- og forskningsformidling. Det er det viktigste for oss, sier Salvesen.
Det siste punktet er vel så viktig som de tre mer ”biblioteksfaglige”. Ikke minst overfor omgivelsene både i Tromsø og landsdelen for øvrig.
– Jeg ser på oss som svært viktige som formidlere av det universitetet driver med. Vi er så å si med på å ”legitimere” UiTØs tilstedeværelse og eksistens, sier Salvesen.
Salvesen er sjef for litt over 60 ansatte hvorav cirka ti er vitenskapelige og resten er teknisk og administrativ personell.
Med et så pass lite bibliotek og så pass få ansatte har UB vært nødt til å jobbe utradisjonelt for å fungere best mulig.
Samtlige ansatte er nødt til å delta i den daglige driften av biblioteket, og være med på å ta ansvar for innkjøp, formidling og annet.
– Alle jobber i team med forskjellige ansvarsfelt. Ingen får lov til å ”snike seg unna” og kun arbeide med sitt, forteller Salvesen.
Salvesen har tatt i bruk moderne organisasjonsteorier for å innføre en slik arbeidsmåte på UB. De ansatte har deltatt i prosessen underveis, og vært svært delaktige i å definere bibliotekets mål og mening.

Tett samarbeid
– Vi har prøvd å gjøre biblioteket til en lærende organisasjon der de ansatte er åpne, fleksible og villige til å bruker nye metoder og nye arbeidsmåter. Det har gjort oss til det kanskje mest effektive akademiske biblioteket i Norge, sier Salvesen.
En annen viktig faktor i oppbyggingen av UB har vært tett og intensivt samarbeid med de forskjellige fakultetene på universitetet. De vitenskapelige miljøene ved UiTØ har vært med på å utforme de faglige samlingene innenfor sine saksfelt.
Dette har ikke kun medført at UBs samlinger er faglig forankret. De forskjellige fakultetene og avdelingene har også et sterkt eierskapsforhold til UB – og bruker biblioteket både hyppig og gjerne.
– Vi har gjennomført undersøkelser blant våre brukere – og svarene vi får er nesten urettferdig positive. Men vi mener samtidig at vi oppnår vårt viktigste mål, det vil si å få mest mulig tilfredse brukere, sier Salvesen.
På dette området pågår også det tyngste utviklingsarbeidet. Neste år står det nye teorifagsbygget til UiTØ ferdig, og da skal bibliotekene for jus og psykologi flyttes dit.
I forkant av flyttingen jobber UB og de to fakultetene tett sammen om å skreddersy forskjellige biblioteksløsninger for studenter og forskere.
– Vi prøver å lage et levende bibliotek der brukernes behov får styre virksomheten. Vi skal eksempelvis ha forskjellige elektroniske portaler der vi har samlet relevante dokumenter, vi skal ha undervisning i biblioteket det studentene direkte kan søke etter den informasjonen de trenger – og vi skal ha samlet det de vil trenge på ett sted, forteller Salvesen.
Salvesen beskriver et bibliotek som ikke vil være stille, men som vil yre av liv. Han har myntet et nytt begrep for dette, nemlig ”Læresenter” der biblioteket er arena for søken etter viten og kunnskap.
For å få til fungerende læresenter er man nødt til å ta i bruk moderne teknologi, og også på det området vil UB satse tungt. UB har alltid vært tidlig ute med å bruke moderne tekniske løsninger for å kunne tilby universitetsmiljøet i Tromsø et så godt tilbud som mulig.

Tidlig med teknikk
Da BibSys, den felles elektroniske bibliotekdatabasen, ble innført var UB en av de fem første deltakerne og brukerne. UB så tidlig muligheten til å få tilgang til de samlingene som fantes på andre – eldre og større – universitetsbibliotek.
UB i Tromsø har også bidratt aktivt til utvikling av andre moderne biblioteksløsninger. Helge Salvesen var eksempelvis leder for ABM-Utviklings utredning om Norsk Digitalt Bibliotek, NDB. Utredningsgruppen presenterte sitt arbeid i februar i år, og legger retningslinjene for et samnorsk digitalt bok- og biblioteksregister.
Dette er ekstra viktig for UB i Tromsø, mener Salvesen. Biblioteket vil tjene veldig mye på å ha et ”sømløst” bibliotek der man får tilgang til dokumenter og bøker uavhengig av avstand og tid.
– Mangelen på eget materiale har gjort oss langt mer avhengige av samarbeid med norske og utenlandske bibliotek. Vi er langt mer avhengige av det enn de andre universitetsbibliotekene, sier Salvesen.