Hvordan temme biblioteksystemselgere?
Det bør lyse mange varsellamper hos biblioteksjefer i Norge når en leverandør av et biblioteksystem påtar seg rollen som den som skal lose biblioteksjefen trygt gjennom en anbudsprosess.
I Biblioteksystemer sitt infobrev nr. 3/2022 finner man en artikkel med tittelen «Hvordan temme anbudskonkurranser» skrevet av daglig leder for Bibliofil, Ola Thori Kogstad. Kogstad påtar seg her rollen som den trygge stifinneren gjennom anbudsprosessen for biblioteksjefene i Norges land.
Er det noe som skurrer her? Ja, definitivt. Rolleforståelsen virker uklar. Selvfølgelig har biblioteksjefer mye å lære av selgere av biblioteksystem, men det kan ikke være disse man skal legge avgjørende vekt på å lytte til når man skal fatte beslutning om noe så viktig som biblioteksystem for sin organisasjon.
Som biblioteksjefer er vi forpliktet til å gjøre avtaler som gir mest mulig verdi for pengene – til beste for innbyggerne.
Biblioteksjef og representant for innkjøpsavdelingen sitter her på samme side av bordet, samarbeidet mellom disse to er helt essensielt, og de representerer – slik Kogstad også skriver – ulike typer kompetanse som er viktig for å få et godt forhandlingsresultat. Det er disse to partene som er samarbeidspartnere og kommunens representanter i anskaffelsesprosessen. Systemleverandørene skal primært selge sitt system, de sitter på den andre siden av bordet.
Det er også verdt å minne om at hovedårsaken til at bibliotekene velger å gå ut med anbud er at det er en lovpålagt oppgave, formålet med Lov om offentlig anskaffelser er å «fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser». Som biblioteksjefer er vi forpliktet til å gjøre avtaler som gir mest mulig verdi for pengene – til beste for innbyggerne.
Når Kogstad skriver at «Vår strategi har hele tiden vært å sitte på samme siden av bordet som kundene,» så er det forståelig at det kan være en drømmesituasjon for enhver leverandør av biblioteksystem. Men det tyder samtidig på manglede rolleforståelse, og er en strategi vi ikke kan støtte opp om som biblioteksjef i en anbudsprosess.
Etter at en kontrakt er inngått, er vi enige i at et godt samarbeid mellom leverandør og kunde er viktig og riktig, men i forhandlingsfasen bør partene holde nødvendig avstand til hverandre. Kogstad gir konkrete råd om vektlegging av brukertester og demonstrasjoner, å ikke velge alt for mange krav i et anbudsdokument og å tenke gjennom hva som skal være bør-krav og hva som skal være skal-krav. Alt dette er vi enige i at enhver bibliotekleder må ta stilling til i en anbudsprosess. Vi vil imidlertid minne alle våre biblioteksjefskollegaer om at målet med enhver anbudsprosess er å velge den beste løsningen, uavhengig av eksisterende kundeforhold.
